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Il est possible de créer un formulaire à compléter dans Microsoft Word avec des:
- zones de texte à remplir
- listes déroulantes
- cases à cocher
- insertions de dates
que vous allez pouvoir protéger. Ainsi en ouvrant ce document, les utilisateurs ne peuvent pas le modifier et ont seulement la possibilité de le compléter aux emplacements prévus.
Afin de pouvoir créer un formulaire dans Word, il faut activer au préalable l'onglet Développeur.
Note: comme les ordinateurs administratifs utilisés par les rédacteurs sont principalement des PC, cette aide a été réalisée sur une version PC de l'application Word. Il peut y avoir de légères différences si vous utilisez un Mac.
Effectuez cette procédure ci-dessous si cet onglet n'est pas présent:
1.1 Accéder au menu Fichier
1.2 Cliquer sur la commande Options
1.3 Accéder au menu Personnaliser le ruban depuis la fenêtre Options Word
1.4 Cocher la case à cocher Développeur
1.5 Cliquer sur OK
Pour insérer un champ de type texte court (une ligne de texte), positionner votre curseur de souris à l'emplacement précis dans votre document Word pour insérer le champ.
2.1 Accéder à l'Onglet Développeur > Groupe Contrôles
2.2 Cliquer sur le bouton Contrôle de contenu de texte brut
Résultat:
3.1 Pour insérer un champ de type texte long, cliquer dans un champ texte que vous avez préalablement inséré dans votre document (voir chapitre 2. Insérer un champ de type texte court ci-dessus).
3.2 Cliquer sur le bouton Propriétés depuis l'onglet Développeur > Groupe Contrôles
3.3 Cocher l'option Autoriser les retours chariot (plusieurs paragraphes), depuis la fenêtre Propriétés du contrôle de contenu, pour autoriser la saisie de plusieurs lignes de texte dans le champ
3.4 Cliquer sur le bouton OK
Depuis la fenêtre Propriétés du contrôle de contenu, il est aussi possible de définir un titre pour tous les types de champs. Ce dernier s'affichera au dessus du champ lorsque l'utilisateur sélectionnera celui-ci.
Pour insérer un champ de type date, positionner votre curseur de souris à l'emplacement précis dans votre document Word pour insérer le champ.
4.1 Accéder à l'Onglet Développeur > Groupe Contrôles
4.2 Cliquer sur le bouton Contrôle du contenu de sélecteur de date
Résultat:
4.3 Cliquer sur le triangle afin de vérifier que le petit calendrier permettant de sélectionner une date apparaît
Pour insérer un champ de type case à cocher, positionner votre curseur de souris à l'emplacement précis dans votre document Word pour insérer le champ.
5.1 Accéder à l'Onglet Développeur > Groupe Contrôles
5.2 Cliquer sur le bouton Case à cocher - Contrôle de contenu
Résultat
Pour activer la case à cocher, il suffira à l'utilisateur du formulaire de cliquer au milieu de la case à cocher.
Pour insérer un champ de type liste déroulante, positionner votre curseur de souris à l'emplacement précis dans votre document Word pour insérer le champ.
6.1 Accéder à l'Onglet Développeur > Groupe Contrôles
6.2 Cliquer sur le bouton Contrôle du contenu de zone de liste déroulante
6.3 Cliquer dans le champ afin de le sélectionner
6.4 Cliquer sur le bouton Propriétés depuis l'onglet Développeur > Groupe Contrôles
6.5 Cliquer sur le bouton Ajouter...
6.6 Rédiger la première valeur (ici Clavier) que l'on souhaite voir apparaître dans la liste déroulante
6.7 Cliquez sur OK
6.8 Réitérer les points 6.5 à 6.7 autant de fois nécessaire afin d'alimenter la liste déroulante
6.9 Cliquez sur le bouton OK pour valider une fois que la liste est terminée
6.10 Cliquer sur le triangle inversé en regard de la liste déroulante afin de vérifier que le menu comporte bien les choix souhaités
Chaque champ de contrôle inséré affiche un texte par défaut pour indiquer à l'utilisateur quel type d'information il peut y saisir. Mais il est possible de remplacer ce texte par un autre en fonction de vos besoins.
7.1 Sélectionner le champ souhaité dans le document en cliquant dessus
7.2 Cliquer sur le bouton Mode Création depuis l'onglet Développeur > Groupe Contrôles
Des balises bleues apparaissent autour des champs de formulaire indiquant qu'il est désormais possible de modifier le texte par défaut:
7.3 Modifier le texte par défaut (par exemple: "Veuillez saisir du texte ici") situé entre les deux balises bleues
7.4 Désactiver le bouton Mode Création depuis l'onglet Développeur > Groupe Contrôles
7.5 Vérifier l'insertion du nouveau texte dans le champ de formulaire
Afin que le formulaire ne puisse pas être modifié par les utilisateurs, à l'exception des champs que vous aurez définis, il faut le protéger
8.1 Cliquer sur le bouton Restreindre la modification depuis l'onglet Développeur > Groupe Protéger
8.2 Cocher l'option Autoriser uniquement ce type de modification
8.3 Sélectionner Remplissage de formulaires dans le menu déroulant
8.4 Cliquer sur le bouton Oui, activer la protection
8.5 Ajouter ou non un mot de passe (facultatif) depuis la boite de dialogue Activer la protection
8.6 Cliquer sur OK pour valider la protection du formulaire
Attention, si on ajoute un mot de passe à la protection du formulaire, il faut impérativement s'en souvenir. Autrement, on risque de ne plus jamais pouvoir désactiver la protection du document.
9.1 Ouvrir le fichier Word que l'on souhaite enregistrer en tant que modèle
9.2 Cliquer sur l'onglet Fichier > Commande Enregistrer une copie
9.3 Choisir un emplacement d'enregistrement dans l'ordinateur (ici Ce PC)
9.4 Affecter un nom de fichier et sélectionner comme type de fichier dans le menu déroulant : Modèle Word (*.dotx)
9.5 Cliquez sur Enregistrer
Modifier un modèle
9.6 Effectuer un clic-droit de la souris sur le fichier depuis son emplacement d'origine
9.7 Sélectionner la commande Ouvrir depuis le menu contextuel
9.8 Effectuer les modifications nécessaires dans le modèle qui s'ouvre dans Word
9.9 Cliquer sur l'onglet Fichier
9.10 Cliquer sur la commande Enregistrer
