🎬 Visionner cette vidéo ou suivre les instructions ci-dessous.
1.1 Cliquer sur le bouton Équipes
1.2 Cliquer sur le bouton (+) Créer et rejoindre des équipes et des canaux
1.3 Cliquer sur la commande Créer une équipe
Sélectionner le type d'équipe
Lorsque vous créez une équipe dans Microsoft Teams, quatre choix s’offrent à vous.
Pour l'intranet d'un établissement, c'est l'équipe Personnel qui convient, car elle contient un bloc-notes (outil de prise de notes géré par l'application OneNote) proposant:
-une Bibliothèque de contenus en lecture seule permettant de partager des documents et ressources de références.
-un Espace de collaboration permettant aux collaborateurs d'ajouter et de modifier du contenu au même endroit.
-un Bloc-notes privé où chaque collaborateur pourra échanger des informations visibles de lui seul et de la direction.
1.4 Sélectionner l'équipe Personnel
1.5 Cliquer sur le bouton Utiliser ce modèle depuis la fenêtre Personnel
1.6 Cliquer sur le bouton Privée sous la partie Confidentialité
Comme l'intranet de l'établissement vise la communication interne de l'établissement, la confidentialité de l'équipe doit être en mode privé.
Si vous rendez votre équipe publique, n'importe quel collaborateur ou élève du canton de Vaud (avec une adresse edu-vd.ch) pourra rejoindre votre équipe sans votre approbation.
En la rendant privée, vous aurez le contrôle de la liste des membres.
1.7 Donner un Nom sur le modèle EPS/EP/ES + nom de l'établissement
Le nom de l'établissement est suivi d'un numéro unique correspondant à votre établissement.
1.8 Cliquer sur le bouton Créer pour valider la création de l'équipe
1.9 Ignorer l'ajout de contact pour l'instant. Cette étape sera traitée dans l'aide Ajouter des membres à l'équipe et aux calendriers.
Afin de favoriser le sentiment d'appartenance, nous conseillons de personnaliser l'Intranet de l'établissement en remplaçant l'illustration par défaut par une photo de l'établissement.
2.1 Cliquer sur Autres options (...) à côté du nom de l'équipe
2.2 Choisir Gérer l'équipe
2.3 Cliquer sur l'onglet Paramètres
2.4 Cliquer sur le bouton Modifier l'image
2.5 Cliquer sur Charger
2.6 Sélectionner l'image sur votre ordinateur
2.7 Cliquer sur Ouvrir
Privilégier le format JPG aux dimensions 100*100 pixels.
2.8 Cliquer sur le bouton Enregistrer
Conserver l'illustration pour la recharger ultérieurement, car elle disparaît quand on apporte une modification dans la fenêtre Modifier l'équipe
Par défaut, chaque équipe contient un canal Général qui apparaît en tête de liste et ne peut pas être supprimé ou renommé. Il vise à accueillir et orienter les nouveaux venus dans l'Intranet de l'établissement.
Les autres canaux sont organisés par ordre alphabétique (on peut modifier cet ordre en numérotant les canaux).
Pour un établissement primaire (EP), nous conseillons de créer des canaux par demi-cycles (exemple: 1-2P, 2-3P, 4-5P).
Pour un établissement primaire et secondaire (EPS), nous conseillons de créer des canaux par cycles (voir exemple plus haut).
Pour un établissement secondaire (ES), nous conseillons de grouper par degrés (exemple: 9e-10e, 11-12e); certains établissements secondaires préfèrent ne créer qu'un seul canal (exemple: 9e-10e-11e-12e). Cela facilite les recherches (un seul canal à explorer), mais nécessite d'ajouter un préfixe aux publications pour distinguer les degrés (exemple: 11VG: inscription RAC1 pour 2024-2025).
Créer les canaux qui seront utilisés pour la création des calendriers
Le CIPEO a mis en place une procédure permettant de créer automatiquement les calendriers de l'intranet.
Il suffit de compléter un formulaire pour que les calendriers soient créés sur la base du nom des canaux de votre équipe.
Pour que la procédure fonctionne, il faut que l'équipe ne contienne QUE les canaux nécessitant un calendrier d'établissement: en principe les canaux de degrés d'enseignement (vous pourrez créer les autres canaux une fois que vous aurez complété le formulaire).
Exemple avec des canaux de degrés d'enseignement (dans cet exemple, ils sont organisés par cycle):
3.1 Sélectionner Autres options (...) à côté du nom de l'équipe
3.2 Dans le menu, choisir Ajouter un canal
3.3 Saisir un nom pour le canal, ainsi qu'une description
3.4 Choisir Standard sous le menu Choisir un type de canal
L'autre choix est Privé. Ce type de canal peut être limité à un groupe de personnes (un conseil de direction par exemple). Il sera invisible pour les autres utilisateurs.
3.5 Cocher Recommander aux utilisateurs d'afficher ce canal dans leurs listes de chaînes
Si cette case n'est pas cochée, le canal sera masqué pour les membres de l'équipe. Et, ils devront afficher ce canal manuellement.
3.6 Créer le canal
A part le canal Général qui est fixé en tête de liste, les canaux sont organisés dans l’ordre alphabétique. Pour modifier l’ordre il faut ajouter des préfixes.
4.1 Cliquer sur Autres options (...) à côté du nom du canal
4.2 Sélectionner Renommer la chaîne
4.3 Effectuer la modification dans la zone Nom du canal (ici ajout d'un emoji en préfixe)
4.4 Enregistrer
Mettre un emoji en préfixe dans un canal permet aux collaborateurs de distinguer plus facilement les canaux.
La stratégie d'expiration des équipes 365 jours après leur création permet d'éliminer automatiquement les équipes inutilisées et, surtout, de libérer des noms.
Le propriétaire de l'équipe reçoit une notification pour le renouvellement de l’équipe 30 jours, 15 jours et 1 jour avant la date d’expiration de l’équipe.
Si le propriétaire de l’équipe ne renouvelle pas l’équipe et qu’il n’y a plus d’activité sur l’équipe jusqu’à la date d’expiration, l’équipe est placée dans un état « supprimé de manière réversible », ce qui signifie qu’elle peut être restaurée dans les 30 prochains jours.
S'il y a plusieurs propriétaires, le renouvellement d’un seul propriétaire suffit.
Renouveler la date d'expiration de l'équipe en répondant à l'invitation
5.1 Lors qu'on reçoit une invitation à renouveler une équipe, cliquer sur le bouton Oui.
Le bouton Non n'entraîne pas d'autre action que de fermer le fenêtre.
Renouveler la date d'expiration de l'équipe en passant par les Paramètres
5.2 Cliquer sur Autres options (...) à côté du nom de l'équipe
5.3 Choisir Gérer l'équipe
5.4 Cliquer sur l'onglet Paramètres
5.5 Développer la section Expiration de l'équipe et cliquer sur Renouveler maintenant
