Si on veut planifier une visio conférence avec toute une équipe, pas besoin d'ajouter chaque individu. Il existe une fonction spécifique pour cela
1.1 Effectuer les étapes ci-dessus. Mais au moment d'ajouter les participant, cliquer dans la rubrique Ajoutez un canal
1.2 Taper les premières lettres du nom de l'équipe
1.3 Cliquer sur le canal Général de l'équipe avec laquelle vous voulez faire la visioconférence
1.4 Enfin cliquer sur Envoyer
Dans le calendrier, on peut différencier une visioconférence privée d'une visioconférence d'équipe grâce au petit logo figurant sur l'événement (il représente une Conversation).
Non seulement la réunion figure dans le Calendrier, mais on le retrouve dans l'onglet Publications, ce qui permet d'y accéder rapidement.
Comme la visioconférence figure dans une publication, cela permet à l'équipe de collaborer avant la rencontre (ordre du jour, annexes, etc.) et après la rencontre (PV, etc.).
Ces rendez-vous sont synchronisés avec le calendrier Outlook.
Un participant ayant une adresse edu-vd.ch peut réagir en cliquant sur les boutons suivants: Peut-être - Refuser - Accepter. Son choix apparaîtra dans votre calendrier.
Réfléchir aux conséquences quand on programme une visioconférence d'équipe:
Est-ce convenu avec mes élèves (équipe classe) ou une équipe limitées à quelques collègues? => OK.
Est-ce avec une équipe dont je ne suis pas propriétaire comprenant beaucoup de personnes ? => Pas OK.
En tant qu’organisateur de la réunion, vous pouvez décider qui entre directement dans vos réunions et qui doit attendre que quelqu’un les laisse entrer.
Si vous choisissez de faire patienter les gens, un message vous avertira quand vos hôtes seront connectés. Vous pourrez alors les faire entrer.
Cette fonction peut être pratique, parce qu'elle permet:
- d'éviter d'être dérangé par une personne en avance alors qu'on est en train de faire des réglages de préparation
- de repérer les étudiants qui arrivent en retard dans un cours.
2.1 Cliquer sur le menu Autres actions (...)
2.2 Choisir Options de la réunion
2.3 Basculer le menu Qui peut éviter la salle d'attente ? sur Moi uniquement
2.4 Désactiver le bouton Toujours laisser les appelants ignorer la salle d'attente
2.5 Enregistrer les réglages
3.1 Pour demander la parole, cliquer sur le bouton Lever la main
Au cas où la connexion n'est pas bonne (image figée, son haché), couper la vidéo des participants améliore la connexion. Cela n'affectera que votre poste, les participants continuant à voir les autres participants.
4.1 Dérouler le menu Autres actions (...)
4.2 Choisir Désactiver la vidéo entrante
5.1 Accéder à l'outil Calendrier dans Teams et cliquer sur la réunion
5.2 Cliquer sur le bouton Modifier
5.3 Effectuer les modifications puis cliquer sur Envoyer une mise à jour
5.4 Le participant reçoit une nouvelle notification incluant les modifications.
6.1 Cliquer sur Annuler la réunion
6.2 indiquer la raison
6.3 Cliquer sur Annuler la réunion.
