🎬 Visionner cette vidéo ou suivre les instructions ci-dessous.
Bonnes pratiques
Avant d'écrire une nouvelle Publication, se poser les questions suivantes:
- L'information est-elle utile au plus grand nombre?
➡️une information partagée doit apporter de la valeur ajoutée à la majorité des collaborateurs. - L'information n'a-t-elle pas déjà été publiée?
➡️effectuer une recherche pour s'en assurer.
1.1 Sélectionner l'équipe, puis le canal dans lequel on veut communiquer
1.2 Cliquer sur le bouton Démarrer une publication
1.3 Saisir un titre et le message
1.4 Si vous voulez vous assurer qu'un destinataire, en particulier, lise le message, mentionnez-le:
1. Taper le caractère @ (et la première lettre du prénom ou du nom pour gagner du temps)
2. Cliquer sur son nom dans la liste des suggestions
Il est possible d'effacer le nom de famille afin de rendre la mention plus personnelle:
Si les mentions peuvent être utiles dans une conversation ou un groupe de travail, on les évitera dans une équipe d'établissement régie par un protocole de communication.
En savoir plus sur l'effet d'une mention.
1.5 Envoyer le message en cliquant sur le bouton Publication
Il est important d'avoir à l'esprit que tout ce qui est partagé dans l'onglet Publications n'est pas privé et est visible par l'ensemble des membres de l'équipe.
Pour écrire à un collaborateur DGEO (quel que soit l'établissement) en privé, utiliser l'outil Conversation.
On peut modifier uniquement ses propres messages envoyés dans Teams.
Il n’y a pas de limite au nombre de modifications qu'on peut apporter à un message envoyé.
Note: selon les institutions, il se peut que cette fonction ne soit pas disponible (exemple: dans les écoles vaudoises, elle est disponible pour l'enseignant, mais pas pour les élèves).
Dans l'Intranet de votre institution, vous ne pouvez pas supprimer une discussion que vous avez créée, seulement la modifier.
Cette précaution permet à l'administration de l'établissement de contacter l'auteur d'une éventuelle discussion problématique dans une perspective formative.
2.1 Pointer le message pour faire apparaître le Menu Local
2.2 Cliquer sur le bouton Modifier (petit crayon)
2.3 Choisir une option dans la barre de menu Format pour formater le texte
Les outils qui apparaissent permettent de mettre en forme le texte.
2.4 Effectuer les modifications, puis appuyer sur le bouton Publication pour enregistrer la mise à jour.
Pour en savoir plus sur un outil, il suffit de pointer dessus quelques secondes. Une infobulle apparaît alors sous la fonctionnalité.
Bonnes pratiques
• Eviter les envois intempestifs
Nous vous invitons à cliquer systématiquement sur le bouton Format avant de commencer à écrire, car cela donne accès à des outils permettant de rendre votre message plus efficace (voir plus bas). De plus, cela évite qu'un Retour à la ligne ne provoque l'envoi accidentel du message.
Raccourci clavier pour activer l'outil Format: ⌘⇧X (Commande-majuscule-X)
• Donner un titre
Donner un titre à chaque nouvelle publication permet au lecteur de saisir rapidement de quoi il s'agit.
Une publication sans titre, c'est comme un mail sans sujet.
• Structurer
Un message est plus lisible si on fait usage de puces , d'une règle horizontale ou d'un tableau.
Note: la fonction Annonce est réservée à l'administration de l'établissement afin qu'on puisse facilement distinguer les communications administratives. Merci de ne pas l'utiliser.
• Mettre en forme le texte
L'usage du gras, de la couleur ou la variation de la taille de police d'écriture permettent de mettre en évidence un mot ou un lien.
La mention Modifié apparaît en haut de la nouvelle version:
Epingler un message permet à un groupe de personnes de le retrouver plus facilement.
📲La fonction épingler n'est pas disponible pour l'instant sur iOS
L'Epingle est visible pour tous les membres du groupe contrairement au Favori (ou Enregistré) qui est individuel.
3.1 Sélectionner le message à épingler
3.2 Cliquer sur Autres options (les trois points: …)
3.3 Sélectionner Épingler
3.4 Valider le message d'avertissement en cliquant sur Épingler
Les messages épinglés se trouvent dans la partie informations sur le canal (voir le chapitre suivant).
Afficher les messages épinglés
3.5 Cliquer sur le bouton Ouvrir les détails du canal
La publication épinglée apparaît sur la droite, dans le volet des détails du canal.
3.6 Se diriger dans la partie Epinglée au milieu du volet des détails du canal
Désépingler
3.7 Sélectionner le message épinglé et cliquer sur le menu Autres options (les trois points: …)
3.8 Sélectionner Détacher
3.9 Valider l'avertissement en cliquant sur Détacher
4.1 Cliquer sur le bouton Conversation
4.2 Cliquer sur le bouton Nouvelle conversation
Raccourci clavier: ⌘N (Commande + N)
4.3 Taper les premières lettres du nom de famille de votre destinataire et cliquer sur son nom quand il apparaît
4.4 Saisir le message et l'envoyer en cliquant sur le bouton Envoyer.
Ouvir un message dans une nouvelle fenêtre permet est un moyen pratique pour afficher plus d'informations dans Teams.
Automatiser cela (voir plus bas) permet d'éviter de perdre ce qui était affiché dans Teams quand on clique sur un lien depuis une notification mail, par exemple.
📲Fonction non disponible sur iOS
Ouvrir la fenêtre d'une conversation
5.1 Dans une conversation (ici avec Arnaud) cliquer sur le menu Autres options (...)
5.2 Choisir Ouvrir la conversation dans une nouvelle fenêtre
Ouvrir la fenêtre d'une publication
5.3 Survoler la publication pour faire apparaître le menu Autres options (...) et cliquer dessus
5.4 Choisir Ouvrir la conversation dans une nouvelle fenêtre
Réglage pour ouvrir automatiquement les notifications, les liens et les nouvelles conversations dans une nouvelle fenêtre
5.5 Accéder aux paramètres de Teams
5.6Dans l'onglet Général, sous Ouverture du contenu (...) et Démarrage des conversations, basculer le bouton radio sur Nouvelle fenêtre
