🎬 Visionner cette vidéo ou suivre les instructions ci-dessous.
Bonnes pratiques
Avant de publier une information dans l'Intranet de l'établissement, se poser les questions suivantes:
- L'information est-elle utile au plus grand nombre?
➡️une information partagée doit apporter de la valeur ajoutée à la majorité des collaborateurs. - L'information n'a-t-elle pas déjà été publiée?
➡️effectuer une recherche pour s'en assurer.
1.1 Sélectionner l'équipe, puis le canal dans lequel on veut communiquer
1.2 Cliquer sur le bouton Nouvelle conversation
1.3 Saisir le message
1.4 Si vous voulez vous assurer qu'un destinataire, en particulier, lise le message, mentionnez-le:
1. Taper le caractère @ (et la première lettre du prénom ou du nom pour gagner du temps)
2. Cliquer sur son nom dans la liste des suggestions
Il est possible d'effacer le nom de famille afin de rendre la mention plus personnelle:
Il est possible de mentionner plusieurs personnes.
Il est également possible de créer des Balises permettant d'atteindre facilement un groupe de personnes à la fois (voir Aide Microsoft).
Afin de toucher l'ensemble des collaborateurs, il est possible de mentionner une équipe (@ + première lettre de l'équipe) .
Toutefois, dans l'Intranet de l'établissement, cette possibilité est réservée à l'administration.
En savoir plus sur l'effet d'une mention.
1.5 Envoyer le message en cliquant sur le bouton Envoyer (icône avion)
Il est important d'avoir à l'esprit que tout ce qui est partagé dans l'onglet Publications n'est pas privé et est visible par l'ensemble des membres de l'équipe.
Pour écrire à un collaborateur DGEO (quel que soit l'établissement) en privé, utiliser l'outil Conversation (représenté par un phylactère 💬).
On peut modifier uniquement ses propres messages envoyés dans Teams.
Il n’y a pas de limite au nombre de modifications qu'on peut apporter à un message envoyé.
Note: selon les institutions, il se peut que cette fonction ne soit pas disponible (exemple: dans les écoles vaudoises, elle est disponible pour l'enseignant, mais pas pour les élèves).
Dans l'Intranet de votre institution, vous ne pouvez pas supprimer une discussion que vous avez créée, seulement la modifier.
Cette précaution permet à l'administration de l'établissement de contacter l'auteur d'une éventuelle discussion problématique dans une perspective formative.
2.1 Pointer le message pour faire apparaître le Menu Local
2.2 Cliquer sur le menu Autres options (représenté par trois points : ...)
2.3 Choisir Modifier
Cliquer sur le bouton Format
Les outils qui apparaissent permettent d'ajouter un titre (1) et de mettre en forme le texte (2).
Effectuer les modifications, puis appuyer sur Entrée ↩︎ (ou cliquer sur le ✓ ) pour enregistrer la mise à jour.
Pour en savoir plus sur un outil, il suffit de pointer dessus quelques secondes. Une info-bulle apparaît alors sous la fonctionnalité.
Bonnes pratiques
• Eviter les envois intempestifs
Nous vous invitons à cliquer systématiquement sur le bouton Format avant de commencer à écrire, car cela donne accès à des outils permettant de rendre votre message plus efficace (voir plus bas). De plus, cela évite qu'un Retour à la ligne ne provoque l'envoi accidentel du message.
Raccourci clavier pour activer l'outil Format: Commande-majuscule-X
• Donner un titre
Donner un titre à chaque nouvelle Conversation permet au lecteur de saisir rapidement de quoi il s'agit.
Une Conversation sans titre, c'est comme un mail sans sujet.
• Structurer
Un message est plus lisible si on fait usage de puces , d'une règle horizontale ou d'un tableau.
Note: la fonction Annonce est réservée à l'administration de l'établissement afin qu'on puisse facilement distinguer les communications administratives. Merci de ne pas l'utiliser.
• Mettre en forme le texte
L'usage du gras, de la couleur ou la variation de la taille de police d'écriture permettent de mettre en évidence un mot ou un lien.
2.4 Ne pas oublier de valider la nouvelle version en cliquant sur le bouton Terminé
La mention Modifié apparaît en haut de la nouvelle version:
Epingler un message permet à un groupe de personnes de le retrouver plus facilement.
L'Epingle est visible pour tous les membres du groupe contrairement au Favori (ou Enregistré) qui est individuel.
3.1 Sélectionner le message à épingler
3.2 Cliquer sur Autres options (les trois points: …)
3.3 Sélectionner Épingler
3.4 Valider le message d'avertissement en cliquant sur Épingler
Les messages épinglés se trouvent dans la partie informations sur le canal (voir le chapitre suivant).
3.5 Cliquer sur le bouton Afficher informations sur le canal
La publication épinglée apparaît sur la droite, dans le volet des informations du canal.
3.6 Cliquer sur Publications épinglées en bas du volet des informations du canal
3.7 Sélectionner le message épinglé et cliquer sur le menu Autres options (les trois points: …)
3.8 Sélectionner Détacher
3.9 Valider l'avertissement en cliquant sur Détacher
4.1 Cliquer sur le bouton Conversation
4.2 Cliquer sur le bouton Nouvelle conversation
Raccourci clavier: Commande + N
4.3 Taper les premières lettres du nom de famille de votre destinataire et cliquer sur son nom quand il apparaît
4.4 Saisir le message et l'envoyer en cliquant sur le bouton Envoyer.
