Dans les établissements scolaires, les informations sont souvent réparties dans différentes listes SharePoint : par exemple une liste de classes, une liste d’élèves, une liste d’activités ou encore de projets pédagogiques.
Même si ces listes sont bien organisées individuellement, il devient vite difficile d’obtenir une vue d’ensemble exploitable pour le suivi ou la prise de décision.
Power Query, intégré à Excel, permet de répondre à ce besoin en se connectant directement aux listes SharePoint afin de les combiner, les organiser et les préparer pour l’analyse.
En fusionnant plusieurs listes, les responsables de contenu peuvent :
- Regrouper des informations dispersées dans différents espaces SharePoint
- Mettre en relation des données complémentaires (par exemple : relier des élèves à des classes, des activités à des responsables, ou des projets à leur statut)
- Gagner du temps en automatisant la préparation des données
- Créer des analyses fiables et visuelles dans Excel (tableaux, graphiques, indicateurs de suivi)
L’un des grands atouts de cette approche est sa simplicité dans la durée : une fois la connexion et la fusion mises en place, il suffit d’actualiser le fichier pour récupérer des données à jour, sans devoir tout refaire manuellement.
Dans cet exemple, nous allons travailler avec deux listes SharePoint distinctes :
- une liste Élèves, qui contient quelques informations générales sur les élèves
- une liste Demandes de congé, qui regroupe les absences ou demandes effectuées
Ces deux listes contiennent des informations complémentaires, mais elles sont stockées séparément.
Pour pouvoir les analyser efficacement dans Excel, il est nécessaire de les regrouper en une seule source de données cohérente.
L’objectif est donc de fusionner ces deux listes à l’aide de Power Query, en s’appuyant sur un élément commun (ici le prénom et le nom des élèves).
Cette fusion permettra d’associer chaque demande de congé à l’élève concerné et de faciliter ensuite l’analyse des données.
1.1 Ouvrir un fichier vierge (ou un fichier existant) dans Excel
1.2 Enregistrer ce fichier sur votre ordinateur
1.3 Donner lui un nom (par exemple Fusion de fichiers)
1.4 Enregistrer le fichier avec le bouton Enregistrer
1.5 Aller dans l'onglet Données depuis Excel
1.6 Cliquer sur le menu Obtenir des données
1.7 Sélectionner les commandes A partir de services en ligne et A partir d'une liste SharePoint online
1.8 Coller l'URL du site (Important : enlever de l'URL la partie SitePages/Home.aspx) dans la zone URL du site de la fenêtre Liste SharePoint Online
1.9 Cliquer sur le bouton OK
1.10 Se connecter à son compte Microsoft 365 si Microsoft le demande
1.11 Sélectionner l’option Sélectionner plusieurs éléments dans le menu Options d'affichage de la fenêtre de Power Query
1.12 Cocher les deux listes que vous souhaitez importer dans Excel
1.13 Cliquer sur le bouton Transformer les données
Avant de fusionner les deux listes, il est important de préparer correctement les données.
En effet, pour que la fusion fonctionne correctement, les informations utilisées comme point de correspondance (clé) doivent être propres, cohérentes et structurées de la même manière.
Dans la pratique, les données issues de SharePoint peuvent contenir des différences ou des imperfections :
- formats variés (texte, nombre, date)
- espaces inutiles
- valeurs manquantes ou incohérentes
- noms de colonnes peu explicites
Power Query permet de nettoyer et transformer ces données afin de les rendre utilisables pour la suite du traitement.
Une fois les données préparées, la fusion pourra être réalisée de manière fiable et reproductible.
En effet, dans l’éditeur Power Query, la logique est toujours la même : sélectionner une colonne, choisir une action, et vérifier le résultat. Chaque action crée une étape dans le volet « Étapes appliquées » (à droite).
Supprimer les colonnes inutiles dans une table
2.1. Sélectionner les colonnes inutiles depuis votre requête Power Query
2.2 Supprimer les colonnes inutiles à l'aide du bouton Supprimer les colonnes dans l'onglet Accueil
Supprimer des espaces en trop
Si des valeurs texte dans des colonnes ont des espaces en trop avant ou après les mots, vous pouvez supprimer ces espaces automatiquement.
2.3 Effectuer un clic droit de la souris sur l'en-tête de colonne de votre choix (ici : Nom et Prénom)
2.4 Choisir dans le menu déroulant la commande Transformer la colonne, Transformation de texte et Supprimer
Nettoyer une colonne de texte
Pour supprimer les caractères non imprimables présents dans les cellules, vous pouvez utiliser la commande Nettoyer sur une colonne de texte.
Concrètement, cela signifie que Power Query enlève :
- les retours à la ligne invisibles
- certains caractères spéciaux cachés
- des codes techniques issus de copier-coller (par exemple depuis SharePoint, Excel, ou un autre système)
2.5 Effectuer un clic droit de la souris sur l'en-tête de colonne de votre choix (ici : Nom et Prénom)
2.6 Choisir dans le menu déroulant la commande Transformer la colonne, Transformation de texte et Nettoyer
Dans Power Query, nous disposons ici de deux requêtes distinctes :
- une requête Demande de congé, qui contient les informations liées aux absences des élèves (nom, dates, raison, statut)
- une requête Liste élèves, qui contient des informations complémentaires telles que le nom de la classe, la classe année/voie ou encore le maître de classe
Ces deux sources de données sont liées entre elles par un élément commun (le nom de l’élève), mais elles sont actuellement séparées.
L’objectif est donc de fusionner ces deux requêtes afin de rapatrier certaines informations de la liste élèves dans la liste des demandes de congé.
Concrètement, nous souhaitons enrichir les demandes de congé avec des données telles que :
- le nom de la classe
- la classe année/voie
- le maître de classe
Cette opération permettra d’obtenir une vue plus complète et exploitable, facilitant ensuite les analyses (par classe, par enseignant, par période, etc.).
Pour cela, nous allons créer une nouvelle requête issue d’une fusion, qui combinera les informations des deux sources de manière structurée.
3.1 Cliquer dans la requête de votre première table (ici : Demande_Congé)
3.2 Sélectionner la commande Fusionner les requêtes comme nouvelles depuis le menu Fusionner des requêtes de l'onglet Accueil
3.3 Choisir la liste Demande_Congé dans le menu déroulant Table de gauche pour la fusion
3.4 Choisir la liste Liste Elèves-Exemple dans le menu déroulant Table de droite pour la fusion
3.5 Sélectionner les paires de colonnes qui font la jointure entre les tables. L’exemple actuel demande de sélectionner les colonnes Nom et Prénom Elève dans la table de gauche et eleve dans la table de droite.
Les en-têtes de colonnes ne doivent pas nécessairement correspondre entre les tables (Nom et Prénom Elève et eleve). Toutefois, il est important de noter que les colonnes doivent contenir le même type de données, sans quoi les résultats de l’opération de fusion risquent d’être incorrects.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes pour effectuer la jointure, en sélectionnant Ctrl en même temps que vous sélectionnez les colonnes.
3.6 Choisir comme type de jointure Externe gauche. Cette jointure signifie que l'on joint toutes les lignes de la table de gauche avec les lignes correspondantes de la table de droite
3.7 Cliquer sur OK
3.8 Cliquer sur le bouton de jointure depuis l'en-tête de la dernière colonne de la nouvelle requête nommée Fusionner
3.9 Sélectionner les colonnes que vous souhaitez rapartrier dans la table de gauche (Demande_Congé). Ici, nous sélectionnons Nom de la classe, Classe année/voie et Maître de classe
3.10 Cliquer sur OK
3.11 Constater les nouvelles colonnes rapatriées à droite dans la requête Fusionner
3.12 Cliquer sur le bouton Fermer et charger dans l'onglet Accueil pour charger les requêtes dans le fichier Excel
3.13 Vérifier que les requêtes se soient bien chargées en tant que feuilles de calcul dans votre fichier Excel. Vous devriez y voir au moins 3 feuilles dans notre cas présent: Demande_Congé, Liste Elèves-Exemple et Fusionner
Maintenant que les deux listes ont été fusionnées grâce à Power Query, les données sont regroupées dans une table unique, structurée et enrichie dans Excel.
Cette table combine à la fois :
- les informations des demandes de congé (dates, raisons, statut)
- et les informations complémentaires liées aux élèves (classe, année, maître de classe)
Cette consolidation permet de passer d’une simple collecte de données à une véritable analyse.
Dans Excel, vous pouvez désormais exploiter ces données de manière simple et puissante, par exemple en :
- appliquant des tris et des filtres pour visualiser rapidement des informations spécifiques
- réalisant des calculs (nombre de demandes, durée des absences, etc.)
- créant des tableaux croisés dynamiques pour analyser les données selon différents axes (par classe, par période, par statut…)
- produisant des graphiques pour faciliter la lecture et la communication des résultats
L’intérêt principal est que ces analyses reposent sur une source de données fiable et actualisable, directement issue de Power Query.
Ainsi, Excel devient un véritable outil d’aide au suivi et à la décision, permettant d’exploiter pleinement les données fusionnées.
Trier vos données dans Excel
4.1 Cliquer sur le bouton de filtre sur un en-tête de colonne (par exemple Raison)
4.2 Sélectionner la commande Trier de A à Z ou Trier de Z à A
4.3 Cliquer sur OK
Filtrer les données dans Excel
4.4 Cliquer sur le bouton de filtre sur un en-tête de colonne (par exemple Raison)
4.5 Sélectionner le ou les critères que vous souhaitez filtrer dans la liste de choix
4.6 Cliquer sur le bouton OK
Effectuer des calculs dans la table fusionnée dans Excel
4.7 Cliquer dans la table fusionnée depuis votre feuille de calcul Excel
4.8 Aller dans l'onglet Création de tableau en haut de votre interface Excel
4.9 Cocher l'option Ligne Total dans le groupe Options de style de tableau
4.10 Sélectionner une fonction de calcul depuis le menu déroulant qui apparaît dans une des cellules de la ligne total (nouvellement ajoutée à votre table).
En fonction des valeurs de votre colonnes (texte, date ou numérique), sélectionner la fonction la plus adéquate. Ici, nous souhaitons compter le nombre de ligne du tableau sans le titre. Nous sélectionnons alors la fonction Nombre. Le résultat affiché est 22.
Une fois les requêtes créées et les transformations mises en place, il n’est plus nécessaire de répéter manuellement les étapes de préparation et de fusion des données.
Power Query enregistre l’ensemble des opérations effectuées (nettoyage, transformation, fusion, etc.) sous forme de processus automatisé.
Ainsi, lorsque les données sources sont mises à jour (dans SharePoint ou dans les fichiers d’origine), il suffit de cliquer sur le bouton Actualiser dans Excel pour rejouer automatiquement toutes les étapes.
Concrètement, cela signifie que :
- les données sont récupérées à nouveau depuis les sources
- toutes les transformations sont appliquées automatiquement
- la fusion entre les listes est recalculée
- le tableau final est mis à jour sans intervention manuelle
Cette fonctionnalité permet de gagner du temps, de réduire les risques d’erreurs et de garantir des analyses toujours basées sur des données à jour.
5.1 Cliquer sur le bouton Actualiser pour actualiser la table active depuis le volet des Requêtes et connexions à droite de la feuille Excel
5.2 Cliquer sur le bouton Actualiser tout pour actualiser toutes les tables de votre fichier depuis le volet des Requêtes et connexions à droite de la feuille Excel
Il est fréquent, lors de la création d’une requête Power Query, de réaliser qu’une étape a été oubliée ou qu’une transformation doit être ajustée (par exemple corriger un type de données, renommer une colonne ou modifier une fusion).
Toutes les actions réalisées (nettoyage, transformation, fusion, etc.) sont enregistrées sous forme d’étapes successives, visibles et modifiables à tout moment.
Cela signifie que vous pouvez :
- revenir sur une étape précédente
- modifier ou supprimer une transformation
- ajouter de nouvelles actions au processus
Sans avoir besoin de tout recommencer.
Cette approche permet de gagner du temps, de corriger facilement des erreurs et d’adapter la requête en fonction de l’évolution des besoins.
Accéder à la requête
6.1 Ouvrir l’onglet Données dans Excel et cliquer sur Requêtes et connexions
6.2 Sélectionner la requête à modifier depuis le volet Requête et connexions
6.3. Double-cliquer pour ouvrir l’éditeur Power Query
Naviguer dans les étapes et modifier une étape existante
6.4 Consulter le volet Étapes appliquées (ou Paramètres de la requête en fonction de la version d'Excel) pour identifier les différentes transformations déjà réalisées (import, nettoyage, fusion, etc.)
6.5 Sélectionner une étape pour visualiser son effet sur les données
6.6 Cliquer sur l’icône en forme de roue dentée d’une étape modifiable
6.7 Ajuster les paramètres (ex : colonne utilisée, type de transformation)
6.8 Valider les modifications avec le bouton OK
Supprimer une étape
6.9 Sélectionner l’étape à supprimer
6.10 Cliquer sur la croix noire à côté de l’étape et contrôler l’impact sur les étapes suivantes (certaines peuvent devenir invalides)
6.11 Cliquer sur le bouton Fermer et Charger lorsque vous avez terminé de modifier votre requête
