Avant de pouvoir gérer les calendrier de l'institution, il faut avoir complété le formulaire de création de calendriers et du module de réservation.
Pour mémoire, ce formulaire entraine la création des calendriers sur la base des canaux de l'équipe. Les calendriers sont créés grâce à un script exécuté chaque nuit à minuit.
Ce tutoriel est basé sur la version en ligne d'Outlook. Certaines fonctionnalités peuvent différer si vous utiliser l'application (ordinateur/tablette/smartphone)
Avant de pouvoir publier les calendriers, les afficher dans les canaux et gérer leurs accès, vous devez les ajouter à votre calendrier Outlook. Voir fiche d'aide 10 Utiliser les calendriers de l'institution: Ajouter les calendriers de l'établissement à mon application Outlook
Les groupes enseignants, direction, doyens, secrétariat sont ajoutés automatiquement comme "lecteurs" des calendriers (pour autant qu'ils aient été préalablement ajoutés dans votre équipes Teams).
De cette façon
- la grande majorité des intervenants de l'établissement ont accès aux calendriers
- les intervenants autres (concierges, PPLS, infirmières, éducateurs, etc.) devront être ajouter en lecture pour les calendriers
- les enseignants avec des rôles particuliers pourront aussi être ajouté
Chaque calendrier peut être publié, en lecture seule, au format :
HTML
Permet l'affichage dans un page web, ou un onglet d'un canal Teams
ICS
Permet l'importation dans la plupart des agendas numériques, pour une consultation dans son flux de travail habituel
Ces deux formats de partage doivent être générés au préalable. Cette partie du tutoriel vous montre comment faire.
2.1 Cliquer sur la roue crantée depuis votre calendrier Outlook en ligne
2.2 Cliquer sur Afficher tous les paramètres d'Outlook
2.3 Cliquer sur Calendrier (si nécessaire)
2.4 Cliquer sur Calendrier partagés
2.5 Cliquer sur Sélectionner un calendrier dans la partie Publier un calendrier
2.6 Cliquer sur le calendrier que vous voulez partager - ici 9001-Tous (1P-11S)
La liste de tous les calendriers que vous pouvez publier s'affiche. Il s'agit :
- de vos calendriers personnels
- des calendriers de canaux
2.7 Cliquer sur Sélectionner les autorisations
2.8 Cliquer sur Peut afficher tous les détails
Le calendrier HTML sera partagé au sein de votre groupe Teams, dans le canal adéquat. Seuls les membres du groupe pourront donc l'afficher, c'est pourquoi nous vous conseillons d'afficher tous les détails
2.9 Cliquer sur Publier
Publier tous les calendriers de votre groupes Teams
- Vous aurez besoin de chaque lien HTML pour l'affichage dans les canaux de votre groupe Teams d'établissement
- Conserver le lien pour la suite du travail
- Effectuer cette démarche pour chaque calendrier de canal
Afin de permettre aux membres du groupe Teams d'établissement de consulter les calendriers directement depuis Teams, vous devez les afficher dans un onglet de chaque canal possédant un calendrier.
Depuis les paramètres d'Outlook :
3.1 Choisir le calendrier partagé dont vous voulez le lien HTML - ici 9001-Tous (1P-11S)
3.2 Cliquer sur le lien HTML bleu
3.3 Cliquer sur Copier le lien
3.4 Cliquer sur le bouton Copier
3.5 Un message de confirmation apparaît
3.6 Ouvrir l'application Teams et accéder à votre équipe d'établissement - ici EPS Témoin_9001
3.7 Cliquer sur le canal dont vous avez copié le lien HTML du calendrier - ici Tous (1P-11S)
3.8 Cliquer sur le bouton + (ajouter un onglet)
3.9 Pour trouver l'onglet Site web plus facilement, écrivez "site" dans la barre de recherche
3.10 Cliquer sur l'application Site web
3.11 Ecrire le nom de l'onglet - suggestion pour le calendrier "tous" : Calendrier d'établissement
3.12 Coller l'URL du calendrier (point 1.10 à 1.14 ci-dessus)
3.13 Désélectionner la case Publier dans le canal sur cet onglet
3.14 Cliquer sur le bouton Enregistrer
Après quelques secondes, le calendrier s'affiche en mode Mois dans l'onglet Calendrier d'établissement:
Proposition de nom des onglets pour afficher les calendriers d'établissement
Voici les noms que nous vous suggérons d'utiliser pour nommer les onglets des calendriers d'établissement , avec 4 canaux :
- Canal Tous (1P-11S) : Calendrier d'établissement
- Canal Cycle 1 (1-4P) : Calendrier cycle 1
- Canal Cycle 2 (5-8P) : Calendrier cycle 2
- Canal Cycle 3 (7P-11S) : Calendrier cycle 3
3.15 Répéter les manipulations 3.1 à 3.14pour tous les canaux où vous devez ajouter un onglet calendrier
Il y a trois rôles définis pour les calendriers, chacun de ces rôles sont automatiquement définis lors de l'envoi du formulaire:
-
Lecteur: consultation en lecture seule des calendriers.
Qui? ➡️ Le personnel figurant des les listes gérées par le CIPEO (en principe: Enseignants, Direction, Doyens, Secrétariat et Apprenti) et ajoutés automatiquement. -
Editeur: ajout, modification et suppression d'événements dans les calendriers.
Qui? ➡️Les Rédacteurs renseignés dans le formulaire (voir 02 Compléter le formulaire de création des calendriers et du module de réservation). -
Administrateur: gestion des accès des calendriers.
Qui? ➡️Les Responsable Intranet renseignés dans le formulaire (voir idem).
Les Administrateurs (Responsables Intranet) doivent ajouter de nouveaux utilisateurs de calendriers ne figurant pas dans les liste CIPEO (concierges, PPLS, infirmières, éducateurs, etc.). Voir 08 Ajouter des membres à l'équipe et aux calendriers.
4.1 Cliquer sur le canal Général de l'équipe
4.2 Dérouler le menu Autres options (...)
4.3 Sélectionner le menu Ouvrir dans le SharePoint
4.4 Cliquer sur la section Contenu du site
4.5 Cliquer sur la page Agenda-Gestion des droits
Résultat:
Si le nom de la personne apparaît déjà dans la liste
4.6 Cliquer sur la personne dont vous souhaitez modifier les droits (ici Alex Martin)
4.7 Cliquer sur Modifier
4.8 Cliquer dans la cellule Rôle de l'utilisateur
4.9 Cliquer sur le nouveau rôle (ici Administrateur)
4.10 Cliquer sur enregistrer
Résultat:
Si le nom de la personne n'apparaît pas dans la liste
Afin que l'opération aboutise, la personne doit au préalable figurer dans l'équipe Teams d'établissement.
4.11 Cliquer sur Nouveau
4.12 Taper le nom de la personne et confirmer en cliquant son nom dans la menu
4.13 Cliquer dans la rubrique Rôle de l'utilisateur
4.14 Attribuer le Rôle (ici Editeur)
4.15 Enregistrer
Résultat:
Si la personne figure déjà dans la page Agenda - Gestion des droits (par exemple en tant que Lecteur dans la liste CIPEO Enseignants), c'est le droit le plus élevé qui l'emporte (dans notre exemple Editeur).