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Avant de pouvoir gérer les ressources de l'institution, il faut avoir complété le formulaire de création de calendriers et du module de réservation.
Il y a un délai d'attente de 72 heures au maximum avant d'avoir accès aux ressources de l'institution.
Les ressources de l'institution comprennent:
- des salles
- du matériel
Elles doivent être ajoutées dans le site SharePoint du groupe Teams de communication de l'établissement afin de pouvoir être réservées. Le site SharePoint est créé automatiquement avec l'équipe Teams.
Ces réglages ne peuvent pas être effectué dans Teams directement, raison pour laquelle il faut utiliser le site SharePoint.
Cette aide explique:
- comment trouver la liste des ressources
- comment la remplir et la maintenir à jour
Le liste des ressources doit être maintenue à jour en fonction du matériel et des salles qui peuvent être réservés dans l'établissement.
Cette manipulation ne s'effectue que lors de la mise en place du système de réservation et lors d'ajout/suppression de matériel et/ou de salles. Donc, en principe, très rarement (~une fois par année).
La modification de la liste des ressources est réservée au responsable intranet de l'intranet de communication de l'établissement.
- vous devez être [Propriétaire] du groupe Teams de l'établissement
Si vous êtes [Membre] cela n'est pas possible. Les rôles pour la communication dans l'établissement sont établis par l'équipe pilote lors de la mise en place du système et ensuite par le conseil de direction.
Comment ça marche ?
Un script
- récupère la liste quotidiennement (pour plus de précisions, voir plus bas).
- crée automatiquement un calendrier partagé par ressource de la liste
- les intègre dans une liste cantonale (gérée par le CIPEO) comprenant les salles ou les lieux par établissement
Cette liste
- est visible par tous les enseignants du canton
- est utilisable uniquement par les membres du groupe Teams de votre établissement
- est accessible lorsque l'on crée un événement dans Outlook, en cliquant dans la case [Rechercher une salle ou un lieu]. Voir l'aide Réserver les ressources de l'institution
Vous trouverez d'autres informations sur le site SharePoint "technique" de la DGEO - Renseigner la liste du matériel et des salles à réserver
Ouvrir le site SharePoint du groupe Teams
1.1 Cliquer sur le canal Général de l'équipe Teams d'établissement
1.2 Cliquer sur le bouton Autres options (trois points sur la droite de la barre de titre du canal)
1.3 Cliquer sur Ouvrir dans SharePoint
Le site SharePoint lié au groupe Teams de communication reprend la même structure et les même données avec une présentation différente. Il permet aussi un accès à des fonctionnalités non disponible dans Teams, comme la gestion de listes utilisée pour les réservations.
Ouvrir la liste des ressources dans le site SharePoint
1.4 Cliquer sur le bouton Paramètres (roue crantée)
Si le bouton Paramètres n'est pas présent, vous n'êtes pas [Propriétaire] du groupe Teams de communication et il est impossible de modifier les ressources de l'établissement.
Vous devez contacter un membre du groupe de communication de votre établissement pour obtenir le statut de [Propriétaire]
1.5 Cliquer sur Contenu du site
1.6 Cliquer sur la liste Ressources Booking Outlook
Si la liste Ressource Booking Outlook n'est pas présente dans le contenu du site:
- La préparation du groupe de communication de votre établissement n'a pas été finalisée par le CIPEO
- Vous pouvez faire une demande de service sur le site de support du CIPEO (collez l'URL de la page d'accueil du site SharePoint dans votre demande).
Ajouter les ressources dans la liste
Le choix du nom des ressources doit être fait attentivement:
- L'utilisateur doit pouvoir identifier facilement
- L'établissement où se trouve la ressource
- Le bâtiment où se trouve la ressource
- Ce qu'est la ressource
Il est en effet possible de choisir une ressource en effectuant une recherche lors de la réservation:
- choisir entre une multitude de "salle d'info 01" peut devenir vite compliqué (toutes les ressources du canton sont visibles à la recherche)
- le nom de l'établissement et/ou du bâtiment permet de cibler la recherche
Propositions de nomenclature des ressources:
Nom d'établissement-bâtiment-ressource
- EPS Villamont-vi-salle info 01 | EPS Villamont-Villamont-salle info 01
- EPS Villamont-str-mallette iPad 01 | EPS Villamont-St Roch-mallette iPad 01
Ne pas modifier le nom d'une ressource existante, sinon un nouveau calendrier sera créé et les anciennes réservations seront perdues.
- un calendrier de groupe est crée pour chaque ressource
- la modification du nom change le nom du calendrier
- un nouveau calendrier est créé lors de la prochaine synchronisation, sans lien avec l'ancien
- les réservations déjà effectuées sont sur l'ancien calendrier, qui n'est plus accessible
- le nouveau calendrier (avec le nouveau nom) ne contient aucune réservation
Si vous êtes obligé de changer le nom d'une ressource qui a déjà des réservations
- Dans la mesure du possible, faites-le pendant les vacances d'été
- Si ça n'est pas possible, fixer une date avec un délai raisonnable
- Avertissez les enseignants que les réservations de la ressource concernée seront effacées à la date fixée
- Modifiez les ressources entre 24 et 48 heures avant la date fixée
1.7 Cliquer sur Modifier en mode grille
Lorsque vous ajoutez plusieurs ressources, par exemple lors de la configuration initiale de votre calendrier de réservation, le mode [modifier en mode grille] est plus pratique.
- Une fois un champ rempli, une tabulation permet de passer au champ suivant
- Lorsque l'on arrive au dernier champ, une tabulation en crée un nouveau pour la ressource suivante
Il est bien entendu aussi possible de cliquer dans chaque champ pour les modifier
1.8 Cliquer sur Ajouter un nouvel élément
Lors de la création initiale de la liste des ressources de votre établissement, la liste sera vide.
Dans l'exemple ci-dessous, des ressources existent déjà.
1.9 Entrer le nom de la ressource - ici: EPS témoin - salle info 03
1.10 Appuyer sur la touche tabulation de votre clavier - vous passez au champ suivant (type de la ressource)
1.11 Taper les premières lettres du type de ressources
1.12 Cliquer sur le type proposé - ici: Salle
Le type de la ressource:
- Doit être renseigné
- Doit obligatoirement être un de ces deux choix
- Salle
- Matériel
1.13 Appuyer trois fois sur la touche tabulation (ou cliquer sur ajouter un nouvel élément - une nouvelle ressource vide est créée dans la vue en tableau)
Le champ Email ne doit pas être rempli
- Il sera ajouté automatiquement lors de l'exécution du script de création des ressources
1.14 Ajouter les éventuelles autres ressources - ici: EPS témoin - chariot de portable 03 | matériel
1.15 Quitter le mode grille (les ressources sont enregistrées automatiquement)
1.16 Contrôler les nouvelles ressources dans la liste
1.17 Elles n'ont pas encore été synchronisées (pas encore d'adresse e-mail)
Jusqu'à 48 heures avant la disponibilité des ressources
Les ressources ne sont pas disponibles à la réservation instantanément:
Le système met à jour automatiquement vos ressources toutes les nuits à 0:30. Suite à cette synchronisation, Microsoft peut mettre jusqu’à 24h (maximum) pour rendre la ressource complètement fonctionnelle.
Il peut donc se passer un maximum de 48 heures entre vos modifications et le moment où elles seront effectives.
2.1 Cliquer sur un canal du groupe Teams d'établissement - ici: Général
2.2 Cliquer sur bouton Autres options (trois points sur la droite de la barre de titre du canal)
2.3 Cliquer sur Ouvrir dans SharePoint
Le site SharePoint lié au groupe Teams de communication reprend la même structure et les même données avec une présentation différente. Et aussi un accès à des fonctionnalités non disponible dans Teams, comme la gestion de listes, notamment celle utilisée pour les réservations.
2.4 Cliquer sur le bouton Paramètres (roue crantée)
Si le bouton Paramètres (roue crantée) n'est pas présent, vous n'êtes pas [Propriétaire] du groupe Teams de communication et il est impossible de modifier les ressources de l'établissement.
Vous devez contacter un membre du groupe de communication de votre établissement pour obtenir le statut de [Propriétaire]
2.5 Cliquer sur Contenu du site
2.6 Cliquer sur la liste Ressources Booking Outlook
Si la liste Ressource Booking Outlook n'est pas présente dans le contenu du site
- La préparation du groupe de communication de votre établissement n'est pas finalisée par le CIPEO
- Vous pouvez faire une demande de service sur le site de support du CIPEO
- Copier l'URL de la page d'accueil du site SharePoint lié au groupe Teams de communication pour faire votre demande de service
2.7 Cliquer sur les trois points à droite de la ressource à supprimer - ici: EPS témoin - salle info 03
2.8 Cliquer sur le bouton Supprimer
2.9 Confirmer la suppression en cliquant sur le bouton Supprimer
2.10 Contrôler la suppression
Jusqu'à 48 heures avant l'effacement des ressources
Les ressources ne sont pas effacée instantanément:
Le système met à jour automatiquement vos ressources toutes les nuits à 0:30. Suite à cette synchronisation, Microsoft peut mettre jusqu’à 24h (maximum) pour rendre la ressource complètement fonctionnelle.
Il peut donc se passer un maximum de 48 heures entre vos modifications et le moment où elles seront effectives.
Annuler une suppression de ressources
Si vous avez supprimé une ressource qui ne devait pas l'être, il est possible de la récupérer.
- Vous devez la récupérer avant la prochaine synchronisation de la liste des ressources (0:30 tous les jours)
- Si la synchronisation a eu lieu, toutes les réservations déjà effectuées seront perdues
2.11 Cliquer sur le lien Corbeille
2.12 Retrouver la ressource supprimée (le classement par défaut est la date de suppression)
2.13 Cocher le bouton de la ressource à restaurer. Il est possible de restaurer plusieurs ressources à la fois
2.14 Cliquer sur le bouton Restaurer
2.15 Contrôler que la restauration s'est bien passée
