Un processus spécifique à chaque approbation détermine les approbateurs, le suivi et le contenu des champs. L'exemple Demande de congé implique plusieurs acteurs.
Le module d'approbation permet de créer une chaine (plusieurs approbateurs qui se relaient). Mais il ne permet pas de multiples ramifications, comme l'envoie deux personnes.
Nous conseillons d'indiquer la logique du processus dans la Bibliothèque des contenus pour une bonne compréhension des collaborateurs.
Mais comme il n'est pas possible d'obtenir un lien vers une approbation, il faut passer par l'outil Approbation (dans l'espace personnel) pour accéder au formulaire.
La situation : processus de demande de congé passant par une validation en 4 étapes.
1.1 L'enseignant complète le formulaire d'approbation selon les critères demandés
Demande de la part de l'enseignant > Le formulaire est automatiquement envoyé à la prochaine personne dans la chaîne.
1.2 Le doyen reçoit la demande. Il contrôle si la demande est valide.
Il peut soit la refuser, soit l'accepter. Pour accepter et envoyer au prochain vérificateur, il faut utiliser l'option Réaffecter au validateur suivant. Dans notre cas, le directeur.
1.3 Le directeur reçoit la demande. Décide puis réaffecte au doyen si la décision est positive.
1.4 Le doyen reçoit la demande de la part du directeur.
La boucle terminée: il met un commentaire explicatif et valide la demande en cliquant sur Approuver, puis organise le remplacement.
L'enseignant sera informé à chaque étape de la progression de la validation de sa demande de congé:
2.1 Accéder à l'outil Approbation, puis cliquer sur Créer ou gérer les modèles
2.2 Sélectionner Nouveau modèle
2.3 Cliquer sur Créer à partir de zéro
2.4 Choisir votre équipe d'établissement
2.5 Cliquer Terminer
2.6 Indiquer le nom du modèle
En réalisant cette aide, nous avons été confronté à un bug nécessitant de cliquer à nouveau dans la rubrique après chaque frappe. Le cas échéant, écrire le texte ailleurs et le copier-coller.
2.7 Choisir une des catégories
Catégories proposées:
2.8 Renseigner la Description
Ajouter dans la description les informations qui permettront aux approbateurs de connaître le processus; ici:
Processus en 4 étapes:
1 DEMANDE: collaborateur => doyen responsable (nom déjà indiqué)
2 CONTROLE: Doyen, si contrôle OK => Directeur (bouton Réaffecter)
3 DECISION: Directeur, si décision OK => doyen (bouton Réaffecter)
4 RETOUR: Doyen => collaborateur (bouton Approuver)
Même problème pour la description.
2.9 Cliquer Suivant
2.10 Cliquer sur Ajouter pour chaque rubrique à créer (ici: Classe, si maître de classe)
Note: les rubriques Nom de la demande et Approbateurs sont créées automatiquement
Rubrique texte
2.10 Choisir le type de données p (ici: Texte ).
2.11 Taper le nom de la rubrique (ici: Classe, si maître de classe) et cliquer sur ajouter
Rubrique Choix
2.11 Cliquer sur le format Choix
2.12 Compléter le nom de la rubrique (ici: Degré d'enseignement)
2.13 Compléter les choix possibles (cliquer sur +Ajouter une option pour ajouter des choix)
2.14 Basculer le bouton sur Plusieurs réponses afin qu'un enseignant travaillant dans plusieurs degrés puisse l'indiquer
2.15 Rendre la réponse obligatoire (afin que l'enseignant soit obligé de compléter cette rubrique) et cliquer sur Ajouter
Une rubrique obligatoire est signalée d'un *
Rubrique Date
2.16 Cliquer sur le format Date
2.17 Compléter le nom de la rubrique (ici: du), rendre la rubrique obligatoire et cliquer sur Ajouter
2.18 Ajouter une rubrique Texte et la compléter (ici: heure du début)
Ne pas rendre cette rubrique obligatoire, car l'information est inutile si la demande concerne des jours entiers.
2.19 Créer les rubirques pour la date et l'heure de fin sur le même modèle
Réponse longue
2.20 Cliquer sur Ajouter puis sur le format Texte
2.21 Compéter le nom de la rubrique (ici: Motif) et activer Réponse longue et rendre le champ obligatoire puis cliquer sur Suivant
Paramètres du flux de travail
2.22 Choisir Spécifier les approbateurs dans le menu local
2.23 Ajouter l'approbateur de début de processus
Ne pas ajouter les autres approbateurs du processus, cela risquerait de provoquer des confusions (exemple: directeur qui réaffecte l'approbation au doyen en pensant que ce dernier l'a déjà vérifiée).
2.24 Activer Commentaires requis
Permet au doyen de transmettre des indications au collaborateur
2.25 Cliquer sur Aperçu afin de vérifier le formulaire
2.26 Si l'aperçu vous convient, cliquer sur Publier
2.27 Vous pouvez en tout temps modifier ou désactiver un modèle en cliquant sur Autres options (…)
3.1 Chaque approbation est listée dans l'onglet Reçu. Elles apparaissent chez tous les partenaires impliqués dans le processus et leur état est mis à jour en temps réel.
3.2 Etat actuel de chaque demande
3.3 Date de la demande (Date de création)
3.4 Liste des Demandeur (Envoyé par)
3.5 Liste des Approbateur (Envoyé à)
Cliquer sur le nom d'une colonne pour trie son contenu
3.6 Lorsque vous recevez une demande d'approbation, elle apparaît dans votre révélateur d'Activité
3.7 En fonction de votre rôle dans le processus, vous pouvez Approuver la demande, la Rejeter ou la Réaffecter
Ici, les boutons Rejeter et Approuver sont grisés car la zone COmmentaire n'a pas été complétée.