Communication en établissement / Guide Intranet en établissement / 1. Savoir utiliser l'intranet de mon établissement

15. Booking with me

Mise à jour le Oct 15, 2024

Introduction

Booking with me (ma page de réservation) donne la possibilité à des personnes de

fixer des rendez-vous avec moi, dans les plages de temps et les plages horaires que j'ai définie
de façon autonome
les rendez-vous pris sont automatiquement ajouté à mon calendrier
les rendez-vous sont individuels (pas de réunion à plusieurs, style Doodle)

1. Configurer sa page Booking with me

La configuration de sa page Booking with me se fait en créant son premier type de réunion

1.1 Dans le calendrier Outlook en ligne de votre compte, cliquer sur Accéder à ma page de réservation

Vous pouvez aussi ouvrir le lien

https://outlook.office.com/bookwithme/

dans un navigateur

1.2 Cliquer sur le + de Public

2. réglages de base

2.1 Donner un nom à la réunion

2.2 Ajouter une description

2.3 Choisir un emplacement ou / et une réunion Teams

2.4 choisir la durée de la réunion

2.5 modifier si nécessaire le type de réunion, Public ou Privé - ici : Public

2.6 choisir utiliser des heures de disponibilité personnalisées

3. Personnalisation des heures disponibles

Les horaires définis par défaut sont ceux de vos heures de réunion régulières :

du lundi au vendredi
de 8:00 à 17:00

Il s'agit de choisir pour chaque jour les horaires de disponible pour vos rendez-vous.

Il est possible de limiter la prise de rendez-vous dans une plage de dates sélectionnées (dans l'exemple, du 20 avril au 30 juin 2023)

3.1 cocher, si souhaité, la case Uniquement pendant la plage de dates suivante

3.2 sélectionner la plage de dates souhaitée

3.3 cliquer sur la croix pour supprimer la possibilité de réunion pour une journée entière

3.4 choisir l'horaire souhaité pour les jours de disponible

3.5 cliquer sur le + pour mettre plusieurs plages horaires le même jour

3.6 cliquer sur Options avancées pour faire les derniers réglages

4. Options avancées

4.1 cliquer sur Limiter l'heure de début à

4.2 choisir la durée de l'intervalle (ici 15 minutes)

Ça fait quoi la limite de l'heure de début ?

ça détermine l'intervalle entre les prises de rendez-vous possibles
par exemple : intervalle de 15 minutes, entre 15h et 17h
- Premier rendez-vous possible : 15h
- Deuxième rendez-vous possible 15h15
- etc.

4.3 cliquer sur Délai minimal

4.4 Choisir le délai minimal (ici 1 jour)

Ça fait quoi le délai minimal ?

ça détermine la durée minimal avant laquelle il est possible de fixer un rendez-vous sur votre plage horaire
par exemple : durée minimale de 1 jour, rendez-vous pour le 20 avril à 15h
- le rendez-vous peut être pris avant le 19 avril à 15h (1 jour avant)
- il n'est pas possible de prendre rendez-vous depuis le 19 avril à 15h pour le 20 avril à 15h
- ce délai vous donne le temps que vous avez pour contrôler si vous avez des nouveaux rendez-vous
choisissez ce délai en fonction
- de vos habitudes (fréquence pour consulter son calendrier ou ses mails)
- de la flexibilité que vous voulez accorder au personnes prenant rendez-vous avec vous

4.5 Choisir la marge de temps avant la réunion (ici 5 minutes)

4.6 Choisir la marge de temps après la réunion (ici 5 minutes)

4.7 Contrôler les réglages et cliquer sur Enregistrer

La marge de temps avant la réunion décalera le début de votre horaire disponible :

Si vous avez choisi 11:15, le premier rendez-vous disponible sera à 11:20 avec une marge de 5 minutes avant

5. Modifier la bannière de ma page de réservation personnelle

5.1 Cliquer sur les trois points à côté du bouton Partager

5.2 Cliquer sur Modifier l'image de la bannière

5.3 Sélectionner une image (ici les crayons)

5.4 La nouvelle bannière est ajoutée à votre page de réservation personnelle

6. Partager sa page de réservation personnelle

Vous pouvez partager le lien de votre page de réservation personnelle de trois façons :

en copiant le lien
en envoyant un e-mail
en ajoutant le lien à votre signature par e-mail (nécessite d'utiliser Outlook)

Lorsque vous partager votre page de réservation personnelle, vous donner accès aux visiteurs à l'ensemble des types de réunions que vous avez créés dans la zone Public.

Les types de réunions créés dans la zone Privé ne seront pas visible

6.1 Cliquer sur Partager en haut à droite de votre page de réservation personnelle

6.2 Cliquer sur la méthode de partage que vous avez choisie

Partager par e-mail

6.3 Entrer la ou les adresses mail(s)

6.4 Ecrire un message d'accompagnement

6.5 Cliquer sur Envoyer

Ajouter à la signature par e-mail

En ajoutant le lien vers votre page de réservation personnelle à la signature par e-mail, vous pouvez envoyer automatiquement ce lien avec tous vos e-mails

Il est aussi possible de sélectionner une signature spécifique en fonction du destinataire à chaque envoi de mail.

6.6 Donner un nom à la signature mail

6.7 Ecrire un texte de signature mail

6.8 Cocher Inclure un lien vers ma page de réservation dans ma signature. Le lien est ajouté automatiquement à la fin de mon texte de signature

6.9 Cliquer sur Enregistrer

7. Actions pour une personne qui réserve une réunion

Voici les actions à entreprendre pour une personne qui clique sur le lien de votre page de réservation personnelle.

Il n'est pas nécessaire d'avoir un compte M365 pour pouvoir fixer un rendez-vous avec votre page de réservation personnelle.

7.1 Si c'est un collègue, ou une personne disposant d'un compte Microsoft 365 professionnel ou scolaire, cliquer sur Se connecter avec un compte professionnel ou scolaire

7.2 Si c'est une personne sans compte M365, cliquer sur Continuer en tant qu'invité

choix de connexion - compte M365 ou invité

Si vous avez créé plusieurs type de réunion, la personne fixant un rendez-vous devra choisir pour quel type de réunion il souhaite prendre rendez-vous

7.3 Choisir le type de réunion - ici Autre type de réunion publique