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Une Feuille Excel est créée automatiquement afin de collecter les réponses.
Pour des questions de confidentialité, nous recommandons que les réponses ne soient pas consultables par l'ensemble des collaborateurs. Pour cela, il faut créer le formulaire dans son espace personnel (plutôt que directement dans une équipe Teams).
Note: Il sera toujours possible dans un deuxième temps de donner accès aux résultats à d'autres personnes (voir 13 Relever les données d’un formulaire).
1.1 Aller sur https://www.office.com et se connecter avec votre adresse edu-vd (si nécessaire).
1.2 Cliquer sur Forms
1.3 Choisir Nouveau formulaire dans le menu local
1.4 Cliquer dans la zone titre
1.5 Taper le titre et un éventuel descriptif
1.6 Cliquer en dehors du formulaire pour avoir une idée du rendu
2.1 Cliquer sur Ajouter.
Chaque question ou champ peut contenir plusieurs types de données.
Vous pouvez demander de
- faire un choix,
- taper du texte,
- donner une évaluation (en attribuant un nombre d'étoiles, par exemple),
- choisir une date,
- classer des propositions (en les faisant glisser),
- donner son degré d'accord sur la base d'une échelle textuelle (échelle de Likert; exemple: oui, non, ne sait pas),
- de joindre un document,
- donner son degré d'accord sur la base d'une échelle de 0 à 10 (fonction "Net Promoter Score"; exemple: "Recommanderiez-vous cette formation à un collègue?").
Pour créer un formulaire, l'outil Section n'est pas utilisé, en principe.
Dans le cas d'une enquête ou un questionnaire long, il permet d'organiser les questions en plusieurs pages , ces dernières pouvant être réorganisées plus facilement.
2.2 Cliquer sur la question à déplacer
2.3 Cliquez sur les flèches
Une question peut être facultative ou obligatoire en glissant simplement ce curseur:
En cliquant sur le menu Paramètres supplémentaires (...), il est possible d'ajouter un sous-titre (par exemple, pour expliciter une question):
On peut imposer une condition (appelée ici Restriction) en exigeant, par exemple que la réponse soit un nombre:
Différentes conditions (ou Restrictions) sont disponibles, en voici un extrait:
Les conditions (ou Restrictions) ne s'appliquent qu'aux nombres.
Lorsque certaines réponses (ici: identité des personnes impliquées dans un accident) dépendent de la réponse précédente (ici: d'autres personnes sont-elles impliquées?), il est possible d'ajouter un embranchement:
Pour la rubrique concernée, choisir les questions qui suivent la logique de chaque réponse (ici: si l'utilisateur répond qu'il n'y a pas d'autre personne impliquée, il ne serait pas logique de lui demander le nom de ces personnes... il faut plutôt l'envoyer directement à la question 3)
2.1.1 Cliquer sur le bouton Texte
2.1.2 Taper le libellé
2.1.3 Glisser le curseur Réponse longue sur la droite si on veut laisser la possibilité à l'utilisateur de compléter plus d'une ligne.
2.1.4 Glisser le curseur Obligatoire sur la droite pour rendre la réponse obligatoire (l'utilisateur ne pourra pas envoyer le formulaire si ce champ n'est pas renseigné).
2.1.5 Cliquer sur Aperçu pour tester
2.1.6 Cliquer sur Précédent pour revenir à la page d'édition
2.2.1 Cliquer sur le bouton Texte
2.2.2 Taper le libellé
L'utilisateur n'a pas à introduire de texte, il clique sur une date dans un calendrier:
2.3.1 Cliquer sur le bouton Choix et taper le libellé
2.3.2 Compléter la liste (Options).
2.3.3 Cliquer sur Ajouter une option pour ajouter un élément à la liste
2.3.4 Cliquer sur Ajouter une option "Autre" si la liste n'est pas exhaustive
2.3 .5 Si les éléments de la liste peuvent se cumuler, activer la fonction Plusieurs réponses: les boutons radio (réponse unique) se transforment en cases à cocher (plusieurs réponses possibles)
Il est possible de limiter le nombre d'éléments à sélectionner dans la liste (Au maximum). On peut également forcer l'utilisateur à cocher un nombre de cases précis (Doit être égal à):
Il peut être utile de demander à l'utilisateur du formulaire de transmettre des documents (par exemple, le détail du travail pour des arrêts scolaires et/ou les ressources nécessaires pour les réaliser).
2.4.1 Dérouler le menu Autres type de question et cliquer sur Charger le fichier
Il est possible de limiter la taille et le nombre de fichiers.
Dans l'exemple Des demande d'arrêts, il s'agit d'une possibilité, pas d'une obligation. Dans ce cas, l'envoi de documents ne doit pas être obligatoire.
On peut envoyer des PDF, des fichiers audio ou vidéo ainsi que des documents de la suite Office.
Résultat:
Les documents déposés seront facilement accessibles et identifiables via un lien que vous retrouverez dans l'onglet Réponses de Forms ou le tableau Excel (voir 13 Consulter les réponses d’un formulaire).
Les paramètres Forms permettent d'activer un formulaire, spécifier les destinataires, récupérer leur adresse électronique, leur permettre d'avoir une copie de leur réponse et activer les notifications.
3.1 Cliquer sur le menu Autres paramètre de formulaire
3.2 Cliquer sur l'article de menu Paramètres
3.3 Cocher Seules les personnes de l'état de vaud afin que les collaborateurs doivent se connecter pour répondre et ainsi permettre la récupération de leur nom (voir ci-dessous)
3.4 Cocher Enregistrer le nom afin que vous puissiez récupérer le nom du collaborateur.
L'enregistrement du nom permet au collaborateur d'éviter de remplir un champ pour cette information.
Comme nous parlons ici d'un formulaire mis à disposition des collaborateurs, il va de soi qu'il n'est pas anonyme.
Dans le cas d'un questionnaire envoyé à tout ou partie de vos collaborateurs, il est pratique de récupérer leur nom: cela permet de relancer les personnes qui n'ont pas répondu. Vous devez alors informer que le questionnaire n'est pas anonyme.
3.5 Cocher Accepter les réponses afin que le formulaire soit accessible
3.6 Cocher Autoriser les personnes interrogées à enregistrer leurs réponses de manière à ce qu'elles puissent demander une copie de leur demande, une fois le questionnaire envoyé:
Après avoir fait le demande, le collaborateur retrouvera son formulaire (non modifiable) dans l'onglet Formulaires remplis de son espace privé:
3.7 Cocher Recevoir une notification afin d'être averti par mail quand un formulaire a été envoyé.
Pour collecter les réponses, il faut donner accès aux collaborateurs à l'adresse à laquelle ils pourront accéder au formulaire.
⚠️Tester le questionnaire avant de le transmettre...
4.1 Cliquer sur Collecte de réponse
4.2 Copier le lien et le transmettre aux personnes concernées
