Communication en établissement

10. Utiliser les calendriers de l'institution

Mise à jour le

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Organisation

Les événements de l'institution sont répartis dans des calendriers correspondant aux degrés d'enseignement, de manière à ce qu'il soit facile d'accéder directement aux informations pertinentes, selon le degré dans lequel on enseigne.

Dans un établissement mixte, les calendriers seront probablement organisés selon la distribution suivante:

1️⃣ 2️⃣ 3️⃣  Tous (1P-11S)
Événements ou informations concernant TOUT l'établissement

1️⃣ Cycle 1 (1-4P)
Événements ou informations concernant le cycle 1

2️⃣ Cycle 2 (5-8P)
Événements ou informations concernant le cycle 2

3️⃣ Cycle 3 (9-11S)
Événements ou informations concernant le cycle 3

Les calendriers de l'établissement peuvent être consultés de deux manières :

  1. Dans l'onglet dédié d'un canal Teams (voir point 1 ci-dessous)
    • ne permet d'afficher qu'un seul calendrier à la fois
    • sous iOS (iPhone et iPad), le calendrier s'affiche dans un navigateur web
  2. Depuis le calendrier Outlook (voir point 2 ci-dessous et suivants)
    • permet d'afficher plusieurs calendriers simultanément, en choisissant ceux qui sont pertinents
    • les options et réglages disponibles sont plus nombreuses que dans Teams
1. Consulter les calendriers de l'établissement dans Teams  

Afficher le calendrier

1.1 Cliquer sur le canal correspondant au degré pour lequel on souhaite s'informer; ici 1️⃣ 2️⃣ 3️⃣  Tous (1P-11S)

1.2 Dérouler le menu Plus d'onglets, (si nécessaire)

1.3 Choisir Calendrier d'établissement

1️⃣ 2️⃣ 3️⃣ Tous (1P-11S) (EPS Témoin_9006) | Microsoft Teams

Chercher un événement

1.4 Dérouler le menu (représenté ici par le mois en cours)

1.5 Cliquer sur la flèche du bas pour passer à l'année suivante

1.6 Cliquer sur le mois désiré (ici juin )

afficher une date particulière - calendrier général

1.7 Cliquer sur le jour souhaité (ici, 14 juin 2023)

1.8 Consulter les événements du jour sélectionné

1.9 Cliquer sur le bouton Réduire le volet de l'agenda pour afficher/masquer la liste des événements

Calendrier avec liste

Il est possible de modifier l'affichage du calendrier en ouvrant le menu Accéder à l'affichage du calendrier :

choix affichage - Jour-Semaine-Mois

Vue semaine:

Vue jour:

1️⃣ 2️⃣ 3️⃣ Tous (1P-11S) (EPS Témoin_9006) | Microsoft Teams
2. Ajouter les calendriers de l'établissement à mon application Outlook

Avant de pouvoir consulter les calendriers, vous devez les ajouter à votre calendrier Outlook.

Ce pas-à-pas est réalisé avec l'application Outlook en ligne. Certaines fonctionnalités peuvent différer de la version application ou manquer (version Mac).

Ouvrir Outlook

2.1 Afin d'ouvir Outlook, se connecter à office.com

connexion à M365

2.2 Cliquer sur Outlook

ouvrir Outlook

2.3 Cliquer sur Calendrier

Nous vous conseillons de  créer un dossier (ici EPS Témoin) dans lequel vous pourrez classer les calendriers de votre établissement.
Voir  Créer un groupe de calendriers pour classer les calendriers de l'établissement

2.4 Cliquer sur Ajouter un calendrier

ajouter un calendrier

2.5 Cliquer sur Ajouter à partir de l'annuaire
2.6 Sélectionner votre adresse professionnelle (ici: [email protected])

2.7 Entrer le numéro de votre établissement (c'est celui qui s'ajoute automatiquement à la fin du nom de vos groupes Teams) - ici 9006

2.8 Dans la liste qui apparait, repérer les calendriers de l'établissement- ici : Tous (1P-11S),  Cycle 1 (1-4P), Cycle 2 (5-8P) et Cycle 3 (9-11S):

Calendrier - Christian Fantoli - Outlook

Le nom des calendrier est constitué ainsi :

  • Numéro de votre établissement
  • Tiret
  • Nom d'un canal de votre groupe Teams

Ces noms sont identiques aux noms des canaux principaux de l'équipe Teams d'établissement:

comparaison avec canaux

2.9 Cliquer sur le calendrier que vous voulez ajouter - ici 9006-Tous (1P-11S)

Calendrier - Christian Fantoli - Outlook

2.10 Dérouler le menu Ajouter à et sélectionner le dossier dans lequel déposer le calendrier (ici : EPS Témoin).

2.11 Cliquer sur le bouton Ajouter

Calendrier - Christian Fantoli - Outlook

Il n'est possible d'ajouter qu'un seul calendrier à la fois. Vous devez recommencer l'opération pour chaque calendrier

Un message de confirmation apparaît au bas de la page:

confirmation ajout calendrier

Ajouter les autres calendriers de l'établissement dans votre calendrier Outlook en suivant la même procédure.

Accéder à une date

Pour rechercher une date spécifique depuis Outlook en ligne, la méthode est la même que depuis le calendrier Teams.
Voir points 1.4 à 1.9 du chapitre Chercher un évènement .

3. Afficher/masquer des calendriers

Afin de rendre plus lisible les événements, particulièrement si vous avez beaucoup de calendriers, vous pouvez choisir d'afficher que ceux qui vous sont utiles.

3.1 Cliquer sur le ✔️ pour masquer un calendrier (ici votre calendrier professionnel)

Votre calendrier professionnel, par défaut, s'appelle Calendrier. Il n'est pas possible de changer son nom, contrairement aux autres calendrier.

masquer un calendrier

Résultat:

calendrier masqué

Pour afficher à nouveau le calendrier, cliquer au même endroit pour faire réapparaître le ✔️

4. Créer un groupe de calendriers pour classer les calendriers de l'établissement

Réunir en un seul endroit tous les calendriers de l'établissement

Les groupes de calendriers vous permettent de regrouper vos différents calendriers pour une utilisation plus aisée. En effet, regrouper plusieurs calendriers par nom (et donc par sujet spécifique) contribue à afficher une organisation plus structurée et lisible. Il vous sera ainsi plus facile de naviguer entre différents calendriers.

Certains groupes sont créés automatiquement, notamment :

  • Mes calendriers
  • Calendriers des contacts
  • Groupes

Vous pouvez créer vos propres groupes de calendriers et les nommer à votre convenance.

4.1 Cliquer sur les trois points à droite du groupe Mes calendriers

4.2 Cliquer sur Nouveau groupe de calendriers

Nouveau groupe de calendriers

4.3 Nommer votre groupe de calendriers  (ici EPS Témoin) et appuyer sur Entrée

nommer le groupe

4.4 Déplacer les calendriers par cliquer-glisser dans le nouveau groupe

déplacer les calendriers dans le groupe

Note: on peut également déplacer un calendrier en utilisant son menu Autres options (les trois points):

Calendrier - Christian Fantoli - Outlook
5. Afficher un seul calendrier (et masquer tous les autres) en un seul clic

Si vous avez besoin de ne consulter qu'un seul calendrier, ou que vous souhaitez masquer la plupart d'entre eux, vous pouvez afficher un calendrier en un seul clic.

5.1 Cliquer sur les trois points à droite du calendrier que vous souhaitez afficher (ici Cycle 1)

5.2 Cliquer sur Afficher uniquement

Afficher uniquement un calendrier

5.3 Tous les autres calendriers sont masqués:

un seul calendrier affiché
6. Afficher les détails d'un événement sans l'ouvrir

6.1 Laisser le curseur de la souris immobile sur un événement durant quelques secondes

6.2 Les détails de l'événement s'affichent

détails sans ouvrir
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