Comme les ordinateurs administratifs utilisés par les rédacteurs sont principalement des PC, cette aide a été réalisée sur une version PC de l'application Word. Il peut y avoir de légères différences si vous utilisez un Mac.
Avec Word, vous pouvez effectuer des calculs et des comparaisons logiques automatisés dans un tableau à l’aide de l'outil Formule.
Cet outil permet de réaliser des opérations simples dans vos tableaux, telles que MOYENNE, SOMME, etc.
Rappel: pour créer un formulaire dans Word, il faut que l'onglet Développeur soit activé (voir 07 Créer un formulaire simple avec Word).
1.1 Cliquer dans la cellule du tableau dans laquelle on souhaite effectuer un calcul
1.2 Cliquer sur le bouton Formule depuis l'onglet Mise en page > Groupe Données
1.3 Saisir votre fonction de calcul depuis la boîte de dialogue Formule.
Par défaut, Word insère la fonction: SUM (somme). Si on est situé en bas d'une colonne, la somme des colonnes au dessus (ABOVE) sera effectuée.
1.4 Choisir le format de nombre # ##0.00 dans le menu déroulant si on souhaite afficher le résultat en ajoutant deux décimales après la virgule.
1.5 Cliquer sur le bouton OK
Il est possible d'effectuer d'autres types de calculs qu'une somme. Par exemple, on peut aussi sélectionner la fonction AVERAGE pour calculer une moyenne.
Mettre à jour un champ de calcul
1.6 Effectuer un clic droit de la souris sur la valeur contenant une fonction
1.7 Cliquer sur la commande Mettre à jour les champs depuis le menu contextuel
Pour mettre à jour tous les champs dans un document Word, effectuer le raccourci clavier Ctrl+A qui sélectionne tout le document. Puis, appuyer sur la touche F9 pour mettre à jour tous les champs.
Attention, si le document comporte des tableaux avec des champs ou des formules, il se peut qu'il faille sélectionner chaque tableau séparément, puis appuyer sur la touche F9.
La fonction SI permet de choisir une action parmi deux possibles. Son fonctionnement est basé sur l'utilisation d'un test logique ou dit aussi condition. Sa syntaxe dans Word est la suivante :
=IF(Test Logique ; Valeur si vrai ; Valeur si faux)
- Test Logique: condition que vous souhaitez tester
- Valeur si vrai: valeur que vous voulez renvoyer si le résultat de test_logique est VRAI
- Valeur si faux: valeur que vous voulez renvoyer si le résultat de test_logique est FAUX
Les signes communs utilisés pour la fonction SI
- = : Est égal
- > : Plus grand que
- < : Plus petit que
- >= : Plus grand que et égal à
- <= : Plus petit que et égal à
- <> : Différent de
- ; : Séparateur d'argument
- () : Parenthèses d'ouverture et de fermeture de la fonction
Exemple utilisé ci-dessous:
Utilisation d’une fonction conditionnelle pour convertir des périodes en heures de travail effectif en fonction du type de travail sélectionné.
Dans cet exemple, toute tâche administrative est rémunérée à raison d’une période pour 105 minutes de travail effectif. Et, toute tâche pédagogique à raison d’une période pour 45 minutes de travail effectif.
Aussi, si le type de travail correspond à la valeur 1 (1=administratif), alors le total de la cellule affichera le nombre d’heures divisé par 105, sinon, si le type de travail correspond à la valeur 2 (2=pédagogique), la cellule devra calculer le nombre d’heures divisé par 45.
2.1 Cliquer dans la deuxième cellule de la colonne "Réservé direction" du tableau afin d'effectuer le calcul conditionnel
2.2 Cliquer sur le bouton Formule depuis l'onglet Mise en page > Groupe Données
2.3 Saisir la fonction conditionnelle =IF(C2=1;D2*60/105;D2*60/45) depuis la boîte de dialogue Formule
Lorsqu'on effectue un calcul conditionnel dans une cellule d'un tableau Word qui utilise d'autres références de cellule, il faut les référencer à l'aide d'un positionnement de ligne et de colonne précis.
Les colonnes des tableaux sont référencées par des lettres: A, B, C, D,...
Les lignes d'un tableau par des chiffres: 1, 2, 3, 4,...
Aussi, la première cellule d'un tableau correspondra à la référence : A1
2.4 Cliquer sur le bouton OK pour valider
2.5 Vérifier que votre fonction ait bien fonctionné, comme suivant:
Modifier une fonction conditionnelle
2.6 Effectuer un clic droit de la souris sur la valeur contenant la fonction conditionnelle
2.7 Sélectionner la commande Modification du champ... depuis le menu contextuel
2.8 Cliquer sur le bouton Formule... depuis la fenêtre Champ
2.9 Modifier la formule depuis la boîte de dialogue Formule
2.10 Cliquer sur OK pour valider
Voir fiche d'aide 07. Créer un formulaire simple avec Word > Activer la protection du formulaire
L'enregistrement d'un fichier Word en tant que modèle (extension de fichier .dotx) permet de créer plusieurs copies (versions) à partir d'un fichier maître sans l'écraser par mégarde.
Ce type d’enregistrement fait gagner un temps considérable puisqu'il permet de démarrer sur un nouveau document déjà mis en forme sans devoir recommencer à zéro.
Voir fiche d'aide 07. Créer un formulaire simple avec Word > Enregistrer un document en tant que modèle