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Les réservations se font depuis Outlook via le calendrier rattaché à votre compte edu-vd.ch et nommé Calendrier.
Ce pas-à-pas est réalisé avec l'application Outlook en ligne. Certaines fonctionnalités peuvent différer de la version application.
Comme le système de réservations proposé dans le canton de Vaud fonctionne selon la logique d'un calendrier, il faut d'abord créer un événement correspondant à la durée de la réservation, comme n'importe quel événement de votre agenda, puis lui attribuer une ressource.
Pour pouvoir effectuer une réservation, il faut avoir été ajouté dans l'institution depuis plus d'une heure. Un script en charge d'ajouter les membres d'un Intranet d'établissement dans le système fonctionne en effet toutes les 60 minutes.
Déterminer la durée de réservation
1.1 Après s'être connecté à Outlook (voir point 2.1 et suivants), sélectionner le calendrier lié à son compte edu-vd.ch et nommé Calendrier
1.2 Se rendre à la date désirée et s'assurer qu'on est bien dans une vue jour ou semaine
1.3 Effectuer un cliquer-glisser sur la période souhaitée
Si demandé, ne pas autoriser l'utilisation de votre position (la localisation n'est pas nécessaire pour le bon fonctionnement de la réservation)
1. 4 Compléter avec un titre.
Comme la réservation se retrouvera au milieu des autres éléments de votre agenda, il vaut mieux que le titre soit parlant.
Une bonne pratique consiste à mettre le cours concerné en préfixe (ici 8P1) suivi du nom de la ressource (ici Salle info 01).
1. 5 Ajuster l'horaire de réservation si nécessaire
1. 6 Cliquer sur le bouton Enregistrer
Choisir la ressource
1. 7 Cliquer sur Autres options
Si vous ne cliquez pas sur Autres options, le sous-menu +Parcourir avec la recherche de salles n'apparaîtra pas quand vous cliquer dans la rubrique Rechercher une salle ou un lieu.
1.8 Cliquer dans la rubrique Rechercher une salle ou un lieu
1.9 Cliquer sur +Parcourir avec la recherche de salles
1.10 Dérouler le menu Sélectionner un bâtiment dans le nouvelle colonne qui apparaît
1.11 Choisir la ville (ici : Lausanne)
1.12 Choisir sur le bâtiment (ici: EPS Témoin)
1. 13 Sélectionner la ressource (une salle de conférence proposée par exemple)
1. 14 Si la ressource n'est pas disponible (c'est le cas pour la salle info 01), en choisir une autre (ici salle info 02; penser à modifier l'intitulé en conséquence) ou changer de date (les disponibilités se mettront automatiquement à jour)
Vous pouvez réserver plusieurs ressources en même temps
1. 15 Cliquer sur Enregistrer (ou Envoyer, selon la configuration)
Vous recevez automatiquement une confirmation de votre réservation par mail:
Dès lors, la ressource n'est plus disponible pour cette plage horaire:
2.1 Cliquer sur l'événement du calendrier correspondant à votre réservation
2.2 Cliquer sur Supprimer
2.3 Confirmer en cliquant sur le bouton Envoyer
Vous recevez automatiquement une confirmation de l'annulation de votre réservation par mail:
Dès lors, la ressource est à nouveau disponible pour cette plage horaire :
Si on utilise régulièrement des ressources, il est intéressant de garder un oeil sur leurs disponibilités. Pour cela, il suffit d'ajouter les calendriers de disponibilité de ces ressources dans son agenda Outlook.
Note: on ne peut pas effectuer de réservation depuis le calendrier de disponibilité d'une ressource, ce dernier n'est que consultatif.
3.1 Cliquer sur Ajouter un calendrier
3.2 Choisir Ajouter à partir de l'annuaire
3.3 Taper la requête (ici : EPS témoin) dans le champ nommé Entrer un nom ou une adresse de courrier
3.4 Sélectionner la ressource qu'on veut suivre (ici : salle info 01)
Il se peut que la ressource n'apparaît pas dans la liste, taper alors son nom dans la zone de recherche.
3.5 Cliquer sur Ajouter
Répéter l'opération pour les autres ressources qu'on souhaite ajouter
Dès lors, les calendriers de disponibilité sont consultables dans l'agenda Outlook sous Autres calendriers:
3.6 Mettre les calendriers de disponibilité des ressources en gris en cliquant sur le menu Autres options (...)
Mettre les calendriers de disponibilité de ressources en gris évite qu'on les confonde avec les événements de l'agenda:
Ici on voit deux fois la même réservation:
En rouge: votre réservation.
En gris: la même réservation qui est reportée dans le calendrier de disponibilité et qui figurera de même dans l'agenda des collègues qui auront ajouté ce calendrier dans leur agenda.
3.7 Placer les calendriers de disponibilité des ressources dans un nouveau groupe de calendriers (nommé, par exemple, Ressources et salles) afin de les distinguer des calendriers personnels
4.1 Pour afficher/masquer les calendriers de réservation, cliquer dessus pour faire apparaître ou disparaître le ✔️
