Chaque canal existant dans votre équipe Teams au moment de l'envoi du formulaire générera un calendrier.
Il faut donc veiller à ce qu'il n'y ait que les canaux de degrés (exemple: Cycle 2 5-8P, Cycle 3 9-11S…) et pas d'autres canaux (exemple: Informatique, Bibliothèque…). Ces derniers pourront être créés une fois que le formulaire aura été expédié.
Note: le canal Général n'est pas pris en compte dans le script de création des calendriers.
Accéder au formulaire
Pour pouvoir accéder à cette page, il faut au préalable faire une demande via un message Teams à alex.martin[at]edu-vd.ch en incluant christian.fantoli[at]edu-vd.ch dans la conversation.
Proposition de texte que vous pouvez copier et adapter:
Objet:
Demande d'accès au formulaire de création des calendriers et du module de réservation
Message:
Bonjour, Dans le cadre de l'accompagnement HEP à la mise en place d'un intranet dans l'établissement nom de l'établissement, j'aurais besoin que vous me donniez accès au formulaire susmentionné.Je vous remercie à l'avance de votre confirmation.Bien cordialement,
Prénom Nom
Taper le numéro de votre établissement
Le numéro d'établissement se trouve à la fin du nom de votre équipe d'établissement (ici 9006):
Taper le prénom et le début du nom et cliquer sur la proposition qui s'affiche dans la liste
Les Responsables intranet auront un accès ADMINISTRATEUR permettant de gérer les rôles et accès aux calendriers (voir 05 Gérer les accès des calendriers et les afficher dans les canaux) et d’ajouter les ressources dans le module de réservation (voir 06 Gérer les ressources de l'institution).
Il est important d'avoir deux Responsables Intranet afin qu'ils puissent se remplacer mutuellement en cas d'absence ou d'indisponibilité.
Ajouter les rédacteurs de votre établissement.
Les Rédacteurs auront un accès ÉDITEUR permettant d’alimenter les calendriers
Les groupes Enseignants, Direction, Doyens, Secrétariat et Apprentis sont ajoutés automatiquement avec un droit LECTEUR des calendriers.
De cette façon, la grande majorité des intervenants de l'établissement ont accès aux calendriers
➡️Les autres intervenants (concierges, PPLS, infirmières, éducateurs, etc.) devront être ajoutés en lecture pour les calendriers (voir nn
➡️Si une personnes figure à plusieurs reprises (exemple: un membre du groupe Secrétariat [= droit LECTEUR] ajouté à la rubrique Rédacteurs ci-dessus [= droit EDITEUR]), c'est le droit le plus élevé (ici EDITEUR) qui l'emporte.
Coller l'URL de votre équipe Teams.
Pour obtenir le lien vers l'équipe Teams
4.1 Cliquer sur le nom du groupe Teams d'établissement
4.2 Cliquer sur Autres options (...)
4.3 Cliquer sur Obtenir un lien vers l'équipe
4.4 Cliquer sur le bouton Copier
Indiquer la ville dans laquelle votre établissement est situé (ici Lausanne):
Cliquer sur Enregistrer
Une fois le formulaire envoyé, la page de confirmation suivante s'affiche:
Délais de disponibilité
Calendriers : 1h après l'envoi du formulaire
Module de réservation: 3 jours ouvrables (sous réserve des disponibilités du CIPEO, il est prudent de transmettre le formulaire quelques jours avant).
Si vous souhaitez modifier le nom d'un calendrier, cliquer sur ce lien: mail support du CIPEO
Le texte ci-dessous sera automatiquement copié, vous n'aurez plus qu'à l'adapter:
Objet :
Demande d'assistance Intranet Teams (équipe ISI)
Message :
Merci de corriger le nom de(s) calendrier(s) selon les indications ci-dessous:
- lien de l'équipe teams d'établissement concernée : (mettre le lien de l'équipe ici)
- nom du calendrier actuel : (mettre le nom du calendrier ici)
- nom du calendrier désiré : (mettre le nom du calendrier ici)