EQUIPE TEAMS
Les membres de l'équipe  doivent être ajoutés par le responsable intranet :

1. à l'aide de listes créées par le CIPEO et mises à jour automatiquement toutes les 24 heures (pratique pour ajouter en une seule fois):
   • les enseignants
   • la direction
   • les doyens
   • le secrétariat
   • les apprentis
     
     👉Chapitre 1. Equipe: ajouter des membres via les listes créées par le CIPEO
     
2. à l'aide d'une adresses email  @edu-vd.ch
   •      pour ajouter un remplaçant longue durée, qui n'est pas encore dans LAGAPEO
   
   👉Chapitre 3. Equipe: ajouter des collaborateurs "externes" à l'établissement
   
3. à l'aide d'adresse mail quelconque:
   • pour ajouter des collaborateurs qui n'ont  pas d'adresse mail edu-vd.ch et qui auront un statut  "invité" (concierge, infirmière, stagiaire, etc.)

👉Chapitre 3. Equipe: ajouter des collaborateurs "externes" à l'établissement

CALENDRIERS (y compris les calendriers de réservation)
Les personnes ci-dessous sont ajoutées lors de la création des calendriers (voir 02 Compléter le formulaire de création des calendriers et du module de réservation):

Avec droit de lecture

• les enseignants
• la direction
• les doyens
• le secrétariat
• les apprentis

Avec droit d'édition

• les rédacteurs (renseignés au point 3 du formulaire)

Avec droit administrateur permettant de gérer les rôles et accès aux calendriers (voir 05 Gérer les accès des calendriers et les afficher dans les canaux) et d’ajouter les ressources dans le module de réservation (voir 06 Gérer les ressources de l'institution).

• les responsable intranet (renseignés au point 2 du formulaire)

Il reste au  Responsable Intranet à ajouter les membres externes.

👉Chapitre 4. Calendriers d'établissement: partage avec un membre externe ayant un compte Microsoft

La liste pourrait ne pas apparaître  pour deux raisons :

• une mise à jour de Microsoft qui pose problème sur Teams et la Central Admin Teams.
• une multitude de groupes existants commençant par les mêmes caractères.

Pour y remédier,   complétez votre critère de recherche avec le début du nom de la catégorie (pour mémoire : enseignants, direction, doyens, secrétariat et apprentis).
Exemple:  9006_ens
Si le groupe n'apparait toujours pas, contacter le CIPEO (support[at]edu-vd.ch)

Des collaborateurs actifs dans le fonctionnement de l'établissement ne font pas partie du tenant edu-vd.ch pour des raisons administratives et d'employeurs. Il s'agit notamment :

• Concierge
• Infirmier
• Educateur
• PPLS (psychologie, psychomotricité et logopédie en milieu scolaire)
• Assistant social

Afin qu'ils puissent accéder aux communications de l'établissement, et en fonction de ce qui a été décidé pour la communication de l'établissement, il faut les inviter dans l'équipe Teams.

• Ils devront utiliser/créer un compte Microsoft 365 (gratuit) pour accéder à l'équipe Teams
• Ils auront le statut d'invité dans l'équipe Teams

Afin de donner aux Rédacteurs un accès en modification au bloc-notes (pour qu'ils puissent l'alimenter), on peut les propulser Propriétaire de l'équipe Teams (un propriétaire d'équipe a d'office accès en écriture au bloc-notes). Mais plus il y a de propriétaires, plus il y a de risques d'incidents (suppression de l'équipe, de canaux...) . Nous conseillons l'alternative ci-dessous.

Le partage des calendriers dans les canaux des équipes Teams et les membres du tenant edu-vd.ch est expliqué dans l'aide 05 Gérer les accès des calendriers et les afficher dans les canaux.

Ce tutoriel traite du partage des calendriers de l'établissement avec des membres externes à celle-ci:

• Concierge
• Infirmier
• Educateur
• PPLS (psychologie, psychomotricité et logopédie en milieu scolaire)
• Assistant social

Il y a trois rôles définis pour les calendriers, chacun de ces rôles sont automatiquement définis lors de l'envoi du formulaire:

1. Lecteur: consultation en lecture seule des calendriers.
   Qui? ➡️Les  Enseignants, Direction, Doyens, Secrétariat et Apprenti figurant des les listes gérées par le CIPEO et  ajoutés automatiquement.
2. Editeur: ajout, modification et suppression d'événements dans les calendriers.
   Qui? ➡️Les Rédacteurs renseignés dans le formulaire.
3. Administrateur: gestion des accès des calendriers.
   Qui? ➡️Les Responsable Intranet renseignés dans le formulaire.

Il est possible de partager un calendrier avec un membre externe directement

• Lien HTML  - affiche une page web avec le calendrier.
  • Cette page web qui peut être mise en signet pour une consultation régulière.
• Lien ICS - possibilité d'ajouter le calendrier dans son propre calendrier.
  • Cela revient au même que le partage avec une adresse mail, sans la contrainte de devoir passer par l'application Outlook

Avant de partager un de ces deux liens, il faut qu'ils soient publiés. La publication des calendriers est expliquée dans l'aide 02. Publier les calendriers - format HTML

L'accès aux calendriers de réservation est géré directement par les droits dans l'équipe Teams de l'établissement:

• Les membres peuvent
  • réserver les ressources de l'institution

Pour ajouter un membre: voir chapitre 3. Equipe: ajouter des collaborateurs "externes" à l'établissement

• Les propriétaires peuvent
  • réserver les ressources de l'institution
  • gérer les ressources de l'institution (ajout, suppression)

Pour attribuer les droits de propriétaire, voir  chapitre 2. Equipe: changer les droits d'un utilisateur (propriétaire ou membre)