1.1 Aller dans le canal Général depuis votre équipe Teams
1.2 Aller dans l'onglet Partagé
1.3 Cliquer sur le bouton Plus de commandes (…)
1.4 Cliquer sur la commande Ouvrir dans SharePoint
1.5 Aller dans Contenu du site depuis la page d'accueil du site SharePoint
1.6 Cliquer le menu Nouveau
1.7 Choisir la commande Liste
1.8 Choisir le type de liste
1.9 Importer depuis Excel: cette option est très pratique pour des données déjà existantes dans un fichier Excel sous forme de liste de données (Tableau). Par exemple, les informations des enseignants, des élèves ou des semaines venues de Lagapeo.
Vous pouvez créer un liste à partir de zéro, soit en commençant par la liste, soit par le formulaire. Dans les deux cas, vous pourrez générer ou modifier l'un ou l'autre.
1.10 Si vous commencez par la création du formulaire, la liste est de toute manière générée en arrière plan du formulaire.
1.11 Si vous commencez par la création d'une liste vierge, vous pourrez générer un formulaire dans un deuxième temps en choisissant les éléments à intégrer ou à garder cachés.
Tout d'abord, la liste de données du fichier Excel doit être convertie sous forme de tableau (un outil spécifique qui permet à SharePoint de récupérer proprement les données). Vous devez donc ouvrir le fichier dans Excel pour le transformer (tel qu'expliqué ci-dessous) ou suivre la procédure directement dans SharePoint.
L'exemple donné est l'importation d'une liste d'élève. Le fichier elevesExemple.xlsx ci-dessous contient des données fictives pour s'exercer si besoin.
Avant de commencer, vérifiez que vos données sont bien structurées dans votre liste de données Excel:
- Organiser les données en colonnes.
- Première ligne = ligne d’en-têtes. Elle contient les noms des champs (colonnes).
- Si les libellés sont longs pensez à les saisir sur plusieurs lignes dans une seule cellule.
- Pas d’en-tête vide. Il faut toujours ajouter un titre par colonne.
- Chaque champ doit contenir un seul type d’information.
- Ne pas laisser de lignes vides entre les en-têtes et les données.
- Ne pas laisser de lignes vides entre les différents enregistrements (risque d’erreur par omission d’une partie des données) ou de colonnes vides dans la liste de données.
- Vérifier que les champs texte contiennent du texte et les champs numériques des nombres.
- Ne fusionner jamais vos cellules dans la liste de données
2.1. Sélectionner les cellules qui doivent faire partie du tableau (avec des données), titres de colonnes compris.
2.2. Cliquer sur l'onglet Accueil et choisir Mettre sous forme de tableau.
2.3. Choisir un thème de votre choix (sans importance).
2.4. Vérifier que la plage des données comprend toutes les données.
2.5. Cliquer sur OK
2.6 Le tableau Excel est maintenant prêt à étre importé dans la liste SharePoint. Une fois le fichier importé, vérifier les données et choisir le type lorsque vous créez la liste.
La colonne Titre est un champ principal et unique qui permet d’identifier l'élément d'une liste
2.7 Choisir un titre à votre liste
2.8 Décocher l'affichage pour ne pas rendre visible dans la liste pour les collaborateurs.
2.9 Cliquer sur Créer
2.10 Les listes se retrouvent dans le contenu du site
L'exemple de liste créée est basé sur un formulaire de demandes de congé des collaborateurs avec suivi
3.1 Choisir formulaire
3.2 Définir le titre
3.3 Décocher si vous désirez donner un lien externe ou laisser la coche pour retrouver la liste dans la navigation du contenu du site.
Dans le doute, décocher cette option pour éviter de trop charger l'affichage.
3.4 Cliquer sur le bouton Créer
3.5 Décocher Titre
Le titre est une donnée unique permettant d'identifier une entrée. Elle est automatiquement créée, mais peut facilement être masquée.
3.6 Choisir les champs utiles en cliquant sur le bouton Ajouter un nouveau champ
3.7 Le champ Personne pointe vers la base de contacts d'Office 365. Il permet de récupérer automatiquement les données contact des collègues (Nom, prénom,...). C'est utile autant pour les collaborateurs que les élèves.
Par contre, il n'est pas utile d'ajouter le champ Personne pour obtenir les données contact du créateur de la demande de congé. En effet, il est automatiquement ajouté dans la liste dans un champ qui se nomme Crée par
Comme pour un formulaire classique, vous pouvez ajouter tout type de donnée:
- Date et heure pour des données de temps
- Nombres pour les données chiffrées
- Texte (une ligne ou plusieurs) pour du texte
- Choix ou Oui/non pour des éléments de choix
- Pièce jointe pour charger un fichier
- Emplacement pour définir un lieu spécifique
- etc.
3.8 Pour chaque élément sélectionné des options spécifiques peuvent être définies. Par exemple, si vous choisissez le champ Choix, vous pourrez alors indiquer des éléments de choix spécifiques sélectionnables sous forme de petite cartouche de couleur.
3.9 Vous pouvez aussi rendre le champ à compléter Obligatoire.
3.10 Une fois le formulaire finalisé, vous pouvez copier le lien à partager aux collaborateurs
Il est possible en tout temps d'ajouter de nouvelles colonnes à votre liste
4.1 Cliquer sur Ajouter une colonne
3.2 Indiquer le nom
3.3 Définir les paramètres nécessaires
3.4 Cliquer sur Enregistrer
Par défaut, les collaborateurs ont accès à toutes les données des listes. Dans certains cas, les données personnelles doivent avoir un accès restreint. Par exemple, les demandes de congés et leur raisons ne concernent que le demandeur et la direction.
Il est possible de créer plusieurs affichages. Soit en proposant des affichages aux collaborateurs, mais aussi chacun peut créer son propre affichage.
A) Modifier un affichage
5.1 Cliquer sur l'en-tête de colonne pour filtrer les données à l'aide de la commande Filtrer par
5.2 Sélectionner le critère de filtre @Moi depuis le volet Filtres.
Ce filtre permet d'afficher uniquement les données que j'ai créées moi-même et masque les autres données renseignées par d'autres personnes.
5.3 Le critère de filtre sélectionné apparaît en dessous du titre de la liste.
5.4 Aller dans le menu de l'affichage Tous les éléments et choisir la commande Enregistrer l'affichage
5.5 Donner un titre
5.6 Définir comme affichage public pour garantir l'accès aux collaborateurs.
5.7 Cliquer sur Enregistrer
B) Limiter l'accès
5.8 Aller dans le menu Paramètres
5.9 Choisir la commande Paramètres de la liste
5.10 Ouvrir les Paramètres avancées
5.11 Limiter l'accès aux éléments créés pas l'utilisateur
5.12 Limiter la modification des éléments crées par l'utilisateur
5.13 Vous pouvez copier le lien de la liste afin de rendre accessible directement depuis un endroit choisi.
C) La création de plusieurs affichages est possible et facultative
5.14 Cliquer sur Ajouter un Affichage.
5.15 Donner un nom à l'affichage
5.16 Choisir le type d'affichage (ici sous forme de liste)
5.17 Cliquer pour définir comme affichage public pour le rendre accessible à tous
5.18 Cliquer sur le bouton Créer
L'exemple de liste créée est basé sur une liste de demande d'arrêts scolaires avec suivi des présences.
6.1 Créer une liste
6.2 Donner un nom
6.3 Décocher l'affichage dans le navigateur
6.4 Cliquer sur Créer
6.5 Cliquer sur Ajouter une colonne
6.6 Choisir le Type de données (champ Texte, Choix, Date et heure,...)
6.7 Indiquer le Nom du champ (=colonne)
6.8 Ajouter les éléments de choix nécessaires
6.9 Définir les paramètres si nécessaire
6.10 Cliquer sur Enregistrer
6.11 Cliquer sur le menu de l'affichage Tous les éléments afin de modifier l'affichage actuel pour décider quelle colonne sera affichée ou non
6.12 Cliquer sur la commande Ajouter ou supprimer des champs
Pour les heures d'arrêt, il peut être utile d'avoir la date de convocation et la confirmation de la présence de l'élève.
6.13 Cliquer sur Ajouter une colonne
6.14 Ajouter les données dates pour la convocation
6.15 Ajouter la colonne Présence Oui/non
Après avoircréé une liste, vous pouvez créer des règles pour automatiser des tâches telles que l’envoi d’une notification par courriel à une personne lorsque des données changent dans la liste.
Vous allez choisir une condition qui déclenche la règle et l’action que la règle effectuera.
Si vous avez créé une liste de type "Demande d'arrêt scolaire", alors vous pouvez recevoir une notification dès qu'un-e collègue effectue une demande d'arrêt scolaire via le formulaire ou la liste. C'est très pratique car vous ne louperez rien et ne serez pas obligé de toujours consulté la liste pour être au courant des nouvelles demandes.
7.1 Cliquer sur le menu Automatiser depuis la barre de menu de votre liste
7.2 Choisir la commande Règles
7.3 Cliquer sur Créer une règle
7.4 Cliquer sur la règle Un nouvel élément est créé depuis la fenêtre Créer une règle
7.5 Définir la régle suivante à l'aide des menus déroulants dans la fenêtre Créer une règle: Lors de la création d'un élément, toujours envoyer un e-mail à Me.
7.6 Ajouter un texte spécifique que vous souhaitez recevoir en tant que notification.
7.7 Cliquer sur Créer
Dès qu'un nouvel élément sera ajouté dans la liste (par le formulaire ou l'ajout d'un élément), vous recevrez quasiment instantanément un e-mail d'information.